1С: Общепит для гостиницы

1С Общепит для гостиницы: особенности работы программы

Специальная версия программы 1С: Общепит для гостинцы от компании Сан-Сити позволяет автоматизировать ведение бухгалтерского учета подразделений общепита в санаториях и гостиницах. Программа является расширением возможностей типового программного продукта 1С: Общепит и создана на его основе. В программе реализованы специфические функции, которые необходимы для ведения учета в столовой, ресторане и базе санатория или гостиницы. 

Использование программа 1С: Общепит для гостиницы позволит автоматизировать учет в ресторане гостиницы или санатория:

• загружать данные о реализации из широкого списка программ в ресторане (r_Keeper и iiko в том числе);
• гибко настраивать схему проводок по списанию (в том числе с возможностью перенести уже сложившуюся структуру настроек);
• гибко настраивать виды деятельности для формирования отчетности по системе USALI;
• вести учет списания алкогольной продукции в ресторанных программах и загружать информацию в 1С: Общепит для формирования алкогольной декларации и уведомления о вскрытии алкоголь;
• загружать заборные листы для списания прочих материалов;
• формировать план-меню на основе данных о количестве гостей;
• автоматизировать процессы управления закупками продуктов.

1С: Общепит для гостиницы: Интеграция с ресторанным ПО

Программа 1С: Общепит в гостинице и санатории позволяет загружать данные о реализованных блюдах за смену из широкого списка программных продуктов, которые используются в ресторанах гостиницы. Подобных программных продуктов достаточно много на рынке, самые распространенные из них r_Keeper и iiko. Программа позволяет загрузить данные о проданных блюдах их этих и большинства других приложений в ресторане.

После загрузки данных о реализованных блюдах за смену, программа позволяет, используя калькуляционные карты, рассчитать списание продуктов со склада для ведения учета в ресторане гостиницы.

При списании продуктов система использует заданные правила формирования проводок.

Настройка схемы проводок: особенность работы 1С: Общепит для гостиницы

Вид деятельности

Аналитика проводки по 20 сч в документах Выпуск продукции и Списание товаров, материалов зависит от вида деятельности ресторана гостиницы. 

В выпусках продукции, созданных на основании загрузки из r_keeper, вид деятельности проставляется автоматически согласно связи Вид оплаты – Вид Деятельности. Например, видам оплаты Наличные и Карты соответствует вид деятельности Продажа, вид оплаты Минибар – вид деятельности Минибар и т.д. 

Вида деятельности – это новый справочник, который позволяет гибко настраивать правила формирования проводок:

Аналитика по 20 счету в выпуске блюд и списании продуктов

В современном отеле одно и тоже блюдо может требоваться списывать по разным номенклатурным группам (разным видам деятельности) и разным статьям затрат в зависимости от того, где и с какой целью реализовано блюдо. Обслуживание в номерах, продажа в баре или выездное обслуживание – это разные виды деятельности и выручку по ним нужно разделять, даже если продается одно и тоже блюдо. 

Возможны ситуации когда при виде деятельности Продажа номенклатурная группа зависит от номенклатурной группы ингредиента и точки продажи. 

Для этого в программе 1С: Общепит для гостиницы создана система в которой хранятся правила проведения документов.

Аналитика по 20 сч ведется в разрезе Счета БУ, Подразделения, Номенклатурной группы и Статьи затрат и определяется следующим образом:

1. Счету БУ обязательно прописывается в виде деятельности
2. Для субконто: если в виде деятельности указано конкретное значение аналитики, то в проводку оно берется из вида деятельности
3. Если в виде деятельности нет информации, то:

Подразделение – из шапки выпуска

Номенклатурная группа – согласно справочнику Правила проведения

Статья затрат – из номенклатуры блюда (или родителя)

4. Для нескольких видов деятельности есть исключения, которые определяются справочником Правила проведения (это Продажи, Банкетинг, Минибар и др. – будут описаны далее).

Справочник Правила проведения

Справочник Правила проведения определяет механизм формирования проводки в выпуске продукции для указанных видов деятельности, если аналитику нельзя строго задать в самом виде деятельности ресторана гостиницы. 

В виде деятельности Продажа подразделение и статья затрат не заполнены, поэтому их значение в проводке определяется:

1. подразделение – из шапки выпуска
2. статья затрат – из номенклатуры блюда или родителя

Заполнение Акта списания ЕГАИС акцизными марками

Сотрудники ресторана работают, например, в r_keeper продавая алкоголь заходить еще в какую-то программы не удобно. В программе 1С: Общепит для гостиницы есть возможность при вскрытии тары сканировать марки.

В процессе обмена отсканированные марки загружаются в 1С: Общепит.

В модуле обмена с r_keeper v.7 была добавлена вкладка Акцизные марки. При загрузке чеков r_keeper, автоматически создается документ Акт списания ЕГАИС. Он заполняется марками. Одновременно происходит проверка статуса марки в регистре акцизных марок, а также проверка, не указывались ли эти марки в актах списания ранее. Выходит сообщение, в котором перечислены:

1. марки, у которых статус не позволяет их списать (они уже были списаны ранее) или их вообще нет в учете
2. марки, которые уже встречались в предыдущих актах списания (например, если бутылку дважды просканировали)
3. номер и дата созданного акта списания, в который попали только оставшиеся корректные марки, либо сообщение, что акт не удалось создать, если ни одна марка не прошла проверку

Акты создаются со статусом черновик. Если все марки загрузились корректно, остается только передать данные. Если с какими-то марками возникли вопросы, описанные выше – их нужно решить, при необходимости вручную скорректировать акт списания, а затем передать данные. 

План меню санатория в программе 1С: Общепит

План Меню в санатории формируется на основе информации о количестве питающихся гостей. В санаториях план меню содержит информацию о списке блюд по дням. 

Большинство предприятий использует шаблоны для формирования плана меню, в которых перечислены блюда которые будут готовиться и чередуют их. Последовательная смена блюд в плане меню санатория циклическое меню.

Питание в санатории – это кроме прочего еще и часть процесса лечения. Назначение питания может происходить в рамках приема у врача, фиксироваться в истории болезни и может включать ограничение по диетам. Информация о необходимости питания гостей по диетам и количество гостей поступает из информационной системы медицинского комплекса санатория или из регистратуры.

В программе автоматизировано создание циклических планов меню в санатории на основе данных о количестве гостей и диетах, которые были назначены врачами.

Автоматизация управления закупками продуктов питания

Программа 1С: Общепит для гостиницы может поставляться в комплекте с системой автоматизации управления закупками. Управление снабжением гостиницы позволит:

• автоматически формировать заявки на закупку на основании статистики потребления и прогноза количества гостей;
• вести список аккредитованных поставщиков;
• загружать остатки поставщиков и формировать заявки по утвержденному списку;
• систематизировать процесс выбора поставщика для заключения договора;
• сделать процедуру выбора поставщика прозрачной (формальная оценка комиссией ценовых и неценовых условий предложений);
• формировать циклические план-меню в санатории на основе количества гостей и установленных диет;
• автоматически отправлять заявки на поставку аккредитованным поставщикам;
• систематизировать документооборот с поставщиками продуктов.

Переход с программного продукта HRS Бэкофис на 1С: Общепит для гостиниц

Специальная версия программы 1С: Общепит для гостинцы от компании Сан-Сити предлагает алгоритм перехода с программы HRS Бэкофис на конфигурацию 1С: Общепит. При переходе есть возможность перенести настройки и данные большинства ключевых справочников, сохранена гибкость в настройках схемы проводок. При этом реализованы возможности интеграции с российским ПО для работы ресторанов и сохраняется полная поддержка законодательства по контролю за оборотом отдельных групп товаров.

Для многих компаний уход зарубежного программного обеспечения стал непростой задачей замены. В большом количестве отелей использовались программные продукты для автоматизации бухгалтерского учета списания продуктов питания HRS Бэкофис. 

Программа HRS бэкофис позволяет загружать данные из учетной системы Micros, вести калькуляционные карты и автоматизировать списание продуктов на складе. При переходе предполагается замена программного продукта Micros на российское программное обеспечение.