Конфигурация “SandSoft: Отель” предназначена для автоматизации работы служб размещения в отелях, санаториях, гостиницах и домах отдыха.
Основные функциональные возможности программы:
- Размещение гостей и бронирование номеров:
- поселение гостей;
- бронирование номера (индивидуальное и групповое);
- переселение из номера в номер;
- изменение или отмена ошибочных операций;
- выписка из номера.
- Учет предоставленных услуг:
- планирование и учет услуг, входящих в тарифы проживания;
- планирование и учет дополнительных услуг, оказанных гостю;
- планирование и учет услуг по питанию гостей;
- учет дополнительных услуг, оказанных сторонним лицам;
- установка тарифов на услуги, формирование сложных тарифов из нескольких услуг.
- Номерной фонд – хранение реестра и учет номерного фонда – информация по номерам отеля, включая их характеристики и текущее состояние. Регистрация требований по поддержке номерного фонда, контроль их исполнения.
- Картотека гостей – хранение информации о госте согласно заполненной анкете, а также истории его проживания и взаиморасчетов.
- Ведение взаиморасчетов – взаиморасчеты с гостями и контрагентами за наличный и безналичный расчет. Учет скидок за услуги. Формирование счетов на оплату и счетов гостя. Начисление и выплата агентских вознаграждений. Расчеты по дополнительным услугам, оказанным сторонним лицам. Хранение истории взаиморасчетов с контрагентами.
- Формирование отчетности – отчеты по состоянию номерного фонда, по бронированию и заселению номеров, по взаиморасчетам с гостями и контрагентами.
Конфигурация имеет интерфейс, структурированный как по процессам, так и “от пользователя” (интерфейс построен, как модель типовых пользовательских действий). Вся работа может осуществляться через специальные формы “Шахматка” и “Служба размещения”, которые упрощают выполнение операций с гостями и контроль состояния номерного фонда, позволяют минимизировать объем действий пользователя по выполнению типовых операций и получению отчетных сведений.
- групповое поселение.
- служба горничных
- составные тарифы
- управление (сауна, бильярд….)
- работа с агентами
- кассовая дисциплина
- платежи по пластиковым картам
- управление минибарами
- управление электронными замками
- складской учет
- комплектация номерного фонда
- учет по нескольким организациям
Размещение гостей
Учет размещения – это внесение и анализ данных о проживании гостей в номерах. Данный раздел является основным, так как все прочие операции отталкиваются от данных о гостях.
В процессе ведения учета пользователь может видеть текущую и планируемую загрузку номеров, вносить брони, регистрировать поселения, получать различные отчеты.
Основными понятия при размещении гостей:
- Гости – это физические лица, проживающие в отеле и пользующиеся его услугами. Сведения о госте хранятся в справочнике и могут использоваться при повторном поселении.
- Номерной фонд – перечень номеров гостиницы. Каждый номер характеризуется типом (стандарт, люкс, студио и т.п.) и набором характеристик.
- Поселение – событие, означающее заселение гостя в номер.
При учете размещения помимо непосредственно поселения гостя могут выполняться такие операции, как:
- Переселение – изменение каких-либо параметров проживания гостя с определенной даты.
- Выселение – регистрация факта выезда гостя в указанный день.
Оказание услуг
Под учетом услуг понимаются следующие действия
- Установка набора и стоимости услуг, предоставляемых организацией.
- Планирование оказания услуг, расчет плановой стоимости.
- Отражение факта оказания услуг.
В процессе такого учета формируется информация о стоимости и количестве оказанных услуг, что позволяет оценивать деятельность предприятия.
Основными понятиями учета услуг являются:
- Услуга – наименование услуги, оказываемой клиенту.
- Тариф – наименование ценовой позиции для услуги. Например – услуга «Проживание» может иметь несколько тарифов: «Стандарт», «Люкс», «Студио».
Понятие «Тариф» определяет наименованию ценовой позиции и само по себе не содержит цену.
- Ставка – цена, привязанная к конкретному тарифу. Значение цены для тарифа может меняться со временем. При этом наименование тарифа остается неизменным.
Учет услуг предполагает их планирование и оказание. Планирование – это определение набора и стоимости услуг, которые должны быть оказаны клиенту
Оказание услуги – это отражение факта получения услуги клиентом.
Ведение взаиморасчетов
Ведение взаиморасчетов подразумевает:
– Отражение оплат от получателей услуг
– Контроль задолженности
– Документооборот с клиентами: выставление счетов на оплату, актов оказания услуг и т.п.
Важными понятиями при ведении взаиморасчетов являются:
- Плательщик – лицо, оплачивающее услуги. Плательщиком может являться как сам гость, так и некоторая организация или стороннее лицо.
Получатель услуг и плательщик могут различаться.
Задолженность – сумма, которую плательщик должен возместить организации, предоставляющей услуги. Различаются понятие «плановой» и «фактической» задолженности.
– Плановая задолженность – возникает до момента оказания услуг. Это предварительная расчетная стоимость услуг, которую плательщик должен будет возместить в случае их оказания. Плановая задолженность фигурирует при расчете сумм авансовых платежей, при расчете стоимости проживания в момент бронирования или заселения и т.д.
– Фактическая задолженность – возникает в момент оказания услуг плательщиком и отражает реальную сумму к возмещению. Фактическая задолженность фигурирует при окончательном расчете с гостем в момент выезда, при определении долга плательщика перед организацией, при формировании документов типа «Акт оказания услуг», «Счет гостя» или «Акт сверки взаиморасчетов».
Увеличение задолженности происходит при начислении услуг. Уменьшение – при поступлении оплат. Разница между суммами начисления и оплаты и составляет фактическую задолженность плательщика. Если задолженность положительная, это говорит о том, что плательщик получил больше услуг, чем оплатил. В этом случае речь идет о долге перед организацией, и от плательщика ожидается поступление денег для погашения долга.
Если задолженность имеет отрицательный знак, это говорит о том, что услуг оказано меньше, чем было оплачено, и за плательщиком числится переплата. В этом случае организация должна выполнить возврат излишне оплаченной суммы плательщику.
- Договор – отдельный договор с плательщиком, в рамках которого ведутся взаиморасчеты.
Договор – это дополнительный параметр взаиморасчетов. У одного плательщика может быть несколько договоров с организацией (например – два крупных заезда в течении года, соответственно – два разных договора), и сумма задолженности будет накапливаться отдельно по каждому их этих договоров. Таким образом, можно будет контролировать как долг плательщика в целом, так и долг отдельно по каждому договору.