Источник: «Финансовая газета» № 32, август, 2008 г.
В сферу деятельности администраторов гостиниц входят учет номерного фонда, оформление заявок на поселение, бронирование номеров, регистрация гостей и их размещение, учет взаиморасчетов с гостями и решение других задач.
Для автоматизации деятельности служб размещения и бронирования гостиниц, санаториев, домов отдыха и других аналогичных организаций фирма «Сан-Сити» (1С:Франчайзи, г. Сочи) разработала на платформе «1С:Предприятие 8» прикладное решение «SandSoft:Отель». При его разработке был учтен опыт, полученный специалистами фирмы в процессе автоматизации 20 гостиниц в течение 10 лет.
Использование программы позволяет автоматизировать учет номерного фонда, работу службы размещения, оказание услуг и ведение взаиморасчетов. Предусмотрено ведение учета от имени нескольких юридических лиц. Основные действия в программе можно выполнить с помощью специальных интерфейсов, которые значительно упрощают выполнение операций по обслуживанию клиентов, облегчают контроль за состоянием номерного фонда, а также обеспечивают снижение трудозатрат при выполнении типовых операций и получении отчетов.
Выпущены две версии программы – «базовая» и «полная». При этом «полная» версия содержит все возможности «базовой», позволяя в то же время вести более сложный учет и выполнять дополнительные операции.
Рассмотрим некоторые возможности «полной» версии.
Учет номерного фонда
Учет номерного фонда в программе ведется в разрезе корпусов, этажей и номеров. Для каждого номера указываются количество основных и дополнительных мест, а также тип номера – стандарт, полулюкс, люкс и т.д. Кроме того, для номера можно задать набор характеристик, например указать модели холодильника и телевизора, вид из окна, а также текущее состояние – «Сдается», «На уборке», «На ремонте» и т.д. Сведения о состоянии номера учитываются при размещении гостей.
Для автоматизации операций по обслуживанию номеров в программе реализована возможность назначения и контроля мероприятий по обслуживанию – «почистить кондиционер», «выполнить настройку каналов телевизора» и т.д.
Автоматизация службы размещения
Для бронирования, а также для размещения гостей используется документ «Прибытие». С помощью данного документа определяются и перечень плановых услуг, которые будут оказаны гостю в соответствии с выбранным тарифом проживания, перечень дополнительных услуг, услуги питания, а также устанавливаются параметры начислений «за ранний заезд», «за бронь» и «агентское вознаграждение».
Перевод гостя в другой номер, изменение тарифа и срока проживания выполняются с помощью документа «Переселение». Выезд гостя оформляется с использованием документа «Выселение». В случае выезда гостя из гостиницы позже расчетного часа дополнительное начисление производится посредством документа «Начисление позднего выезда».
В программе предусмотрено квотирование, т.е. резервирование, некоторого количества номеров с определенными параметрами в то же время без указания конкретных номеров и гостей.
Для оптимизации действий администратора при оформлении всех операций с гостями удобно использовать формы «Шахматка» и интерфейс «Служба размещения». В форме «Шахматка» наглядно представлена информация о состоянии номерного фонда, бронировании номеров и размещении гостей по дням в выбранном периоде. Непосредственно при работе с формой можно выполнить действия по бронированию, поселению, переселению и т.д.
Интерфейс «Служба размещения» отражает состояние номерного фонда на текущий день и позволяет зарегистрировать операции по поселению, переселению и выселению. При работе с данной формой можно также получить разнообразные отчеты – «Отчет по заезду», «Отчет по выезжающим», «Состояние номерного фонда» и т.д.
В системе предусмотрено хранение информации о госте, указанной им в анкете, а также полной истории его проживания и взаиморасчетов. Эта информация может быть использована при повторном поселении.
Учет предоставленных услуг
В программе предусмотрен учет услуг по проживанию и плановому питанию, учет плановых дополнительных и разовых услуг, оказанных гостю, а также учет разовых услуг, оказанных сторонним посетителям.
Услуги могут оказывать разные организации. Услуги по проживанию, например, может оказывать одно юридическое лицо, а по питанию – другое. Организация, оказывающая услуги, указывается в документах по начислению и оплате услуг.
Для каждой услуги назначается перечень тарифов. Для каждого вида номера и типа места можно задать свой тариф на услугу. Возможно использование составных тарифов, которые назначаются на несколько услуг. В программе реализована система скидок с установкой сроков их действия и периодичностью по дням недели.
Начисление задолженности по всем плановым услугам, указанным в документе «Прибытие», выполняется один раз в сутки с помощью документа «Ночной аудит». Для начисления задолженности гостям и сторонним лицам за разовые услуги используется документ «Оказание услуг».
Ведение взаиморасчетов
Взаиморасчеты за услуги в программе можно вести как с гостями, так и с юридическими или физическими лицами. Плательщиком за услуги, оказанные гостю, может быть непосредственно гость, другой гость, а также юридическое или стороннее физическое лицо. Расчеты с плательщиками могут выполняться за наличный и безналичный расчет.
Программа также позволяет начислять агентское вознаграждение контрагентам и учитывать его при взаиморасчетах с ними. Начисление агентского вознаграждения может выполняться как фиксированной суммой, так и процентом от выручки за услуги, предоставленные гостям.
Для доступа и просмотра оперативных данных в части расчетов с плательщиками за услуги в системе используется специальный интерфейс «Взаиморасчеты». Данный интерфейс наглядно, в том числе в виде аналитических диаграмм, представляет сведения по взаиморасчетам, а также обеспечивает быстрый доступ к исходным документам.
В программе предусмотрено ведение учета в разрезе касс. Поддерживается работа с фискальными регистраторами.
Отчеты
Программа содержит разнообразные отчеты, которые позволяют получить информацию о работе гостиницы с разной степенью детализации.
В отчете «Бронирование и размещение гостей», например, содержится информация о датах заезда и выезда гостей, свободных номерах, а также о гостях, которые не были выселены по окончании срока проживания. Данные о состоянии номеров, заданиях на обслуживание и уборку также представлены в соответствующем отчете.
С помощью отчета «Загрузка номерного фонда» можно получить информацию о заселенности номеров в количественном и процентном выражениях по корпусам, этажам и типам номеров.
Итоги по взаиморасчетам с контрагентом, а также их структура, представлены в отчете «Баланс взаиморасчетов с контрагентами». В данном отчете отражается информация о количестве гостей, о номероднях и услугах, подлежащих оплате контрагентом, об оплате, полученной от контрагента и не распределенной по услугам, о начисленном агентском вознаграждении и др.
Отчет «Показатели доходности» используется для анализа эффективности работы гостиницы. Он содержит сведения об использовании номерного фонда по корпусам и типам номеров, о проценте загрузки и средней стоимости номера. В нем также представлена информация о распределении выручки по корпусам, типам номеров, видам услуг и дополнительных услуг.
В прикладном решении реализована выгрузка данных в программу «1С:Бухгалтерия 8».
В процессе внедрения решение может быть дополнительно интегрированно с программными продуктами для автоматизации ресторана, с «Тарификатором телефонных переговоров» и модулем «Электронные замки».
Программный продукт получил от фирмы «1С» сертификат «Совместимо! Система программ «1С:Предприятие 8».
А. САНДУЛЬСКИЙ
1С:Франчайзи «Сан-Сити»