В 2015 году была введена система контроля за оборотом спиртосодержащей продукции ЕГАИС. После её введения эффективность данного процесса значительно увеличилась. Все виды алкоголя заносятся в федеральный реестр. При этом контроль распространяется не только на крепкие напитки, но также на пиво и вино независимо от их крепости.
Государственная система позволяет отслеживать передвижение продуктов на протяжении всей цепочки – от производителя к дистрибьютору, а от последнего – к потребителю. Это исключает продажу продукции в обход установленных норм, а также снижает количество контрафактной продукции на рынке. Использовать ЕГАИС обязаны все предприятия, реализующие алкоголь. В зависимости от их специфики изменяются правила продаж, но порядок приёма остаётся неизменным для всех.
Возможности системы
При использовании ЕГАИС в ресторане отсутствует необходимость в составлении отчётов вручную – всё происходит автоматически. Благодаря этому владельцы заведений и проверяющие органы могут учитывать:
- акцизные марки;
- оборот алкогольной продукции;
- продажи импортных спиртных напитков.
На основании этих данных, которые приводятся со всеми подробностями, включая марку, производителя, крепость и т.п., государственные органы могут отслеживать текущие тенденции на рынке.
Что нужно для подключения к ЕГАИС в ресторане гостиницы?
В первую очередь необходимо активное соединение с интернетом, так как без него невозможен обмен данными. Но сегодня доступ в сеть есть в каждом ресторане, так что с этим пунктом проблем возникнуть не должно. То же самое касается и кассового аппарата – его наличие обязательное требование при любой предпринимательской деятельности.
Далее понадобится следующее:
- USB-носитель с высокой степенью защиты для записи криптоключа квалифицированной электронной подписи (КЭП) JaCarta или РуТокен. Можно получить в любой компании, прошедшей соответствующее лицензирование в Федеральной службе безопасности.
- Непосредственно сама КЭП – выдаётся аккредитованными удостоверяющими сервисами.
- Регистрация на сайте ЕГАИС
- Программное обеспечение для обмена информацией – можно загрузить с официального сайта.
- Совместимое с указанном в предыдущем пункте ПО для кассового аппарата.
- Фискальный регистратор, способный печатать чеки с QR-кодом.
- Сканер, подключающийся к кассовому оборудованию.
Получив всё необходимое можно приступать к подключению ЕГАИС в ресторане. При отсутствии опыта лучше обратиться к специалистам, чтобы не допустить ошибок, способных впоследствии стать причинами серьёзных проблем.
Процесс заказа продукции
Процедура практически одинакова не только вне зависимости от статуса дистрибьютора, но и от крепости напитков. Существует только одно различие – при приеме крепкого алкоголя лучше сразу же просканировать акцизные марки, чтобы избежать расхождений в будущем.
- После получения заказа и отгрузки товара, поставщик составляет торгово-транспортную накладную с указанием получателя, которая направляется в ЕГАИС.
- В общей системе фиксируется, что партия определённого количества отправлена заказчику и ему пересылается ТТН.
- По прибытии товара покупатель сверяет фактически наличествующий товар с указанным в накладной и, если все в порядке, подтверждает его получение.
При установлении недостачи или при получении товара с неправильными акцизами, заказчик составляет соответствующий акт и направляет его в ЕГАИС, после чего происходит разбирательство. Если поставщик подтвердит ошибку, то партия дополняется или полностью заменяется. Далее клиент подтверждает завершение операции.
Реализация крепкого алкоголя
Продажа напитков с высоким содержанием спирта в общепите немного отличается от аналогичного процесса в обычной торговой точке. Дело в том, что здесь можно не только купить целую бутылку, но и заказать любую порцию. В связи с этим для упрощения учёта фактом продажи считается тот момент, когда бармен откупоривает бутылку. То есть, независимо от того, был ли заказан весь объём или всего лишь 50 грамм, бутылка считается списанной. Для этого необходимо просканировать акцизную марку при помощи сканера. В результате клиенту выдаётся обычный чек и распечатанный QR-код, по которому он может определить подлинность акцизы.
Реализация пива и прочей слабоалкогольной продукции
Для этой категории всё гораздо проще. В ЕГАИС необходимо отправить только данные, касающиеся получения партии товара, а также каждый квартал предоставлять декларацию, в которой содержится информация об объёмах продаж. При торговле в розлив, необходимо указывать факт вскрытия тары в течение суток после этого.
В случае выявления недостачи по каким-либо причинам – кража, разбитие, пересортица и т.п., заполняется соответствующий электронный документ «акт списания», в котором должна быть указана причина данного действия.
Отчётность и сроки её подачи
До 20-го числа каждого отчётного квартала необходимо подавать декларации в Федеральную службу Росалкогольрегулирования. В них указываются все данные, отправленные в ЕГАИС за этот период. Информация подставляется системой автоматически, остаётся только подтвердить отправку. При этом на слабоалкогольные и крепкие напитки декларации составляются отдельно (формы №7 и 8 соответственно). При обнаружении каких-либо ошибок в отчётности их можно исправить в течение трёх месяцев после подачи деклараций.
Наиболее распространённые нарушения
Использование ЕГАИС в ресторане позволяет значительно упростить отчётность, однако даже при такой системе возникают ситуации, приводящие к претензиям со стороны контролирующих органов. Рассмотрим самые серьёзные из них.
Подсчёт остатков в декларации
Данный случай связан с ошибками при сдаче декларации в ФС РАР. Хотя все данные вносятся автоматически, человеческий фактор при ежедневном учёте никто не отменял. Результатом может стать серьёзное расхождение количества остатков на конец одного отчётного периода и на начало другого. Такое нарушение считается одним из самых серьёзных и приводит не только к крупным денежным штрафам, но даже и к отзыву лицензии. Основных причин таких ошибок две – это неправильное оформление возврата товара поставщику или халатное отношение к ежедневному учёту. В первом случае возврат по ошибке превращается в продажу, а во втором – не производится списание продукции. Поэтому для исключения подобных ситуаций лучше следовать правилам – сканировать перед открытием каждую бутылку для внесения данных в ЕГАИС.
Неправильный порядок приёма и реализации
Как уже говорилось система создана для того, чтобы контролировать движение алкоголя по всей цепочке от импортеров или производителей до дистрибьютеров и потребителей. В данном процессе существует порядок передачи прав владения алкогольной продукции. То есть, когда в ресторан поступает партия товара, необходимо в обязательном порядке подтвердить её приём, иначе официальным собственником останется поставщик. Причём совершенно неважно, что акт приёма передачи был подписан и отдан экспедитору – только факт подтверждения приёмки даёт заведению право на реализацию товара.
Если в такой ситуации бармен попытается провести продажу напитков из неподтверждённой партии через ЕГАИС в ресторане, это будет считаться попыткой сбыта контрафактной продукции, так как акцизы зарегистрированы на другое юридическое лицо. Причиной таких ошибок становится элементарное непонимание принципов, по которым работает система. Приведём простой пример. Бухгалтер или другой сотрудник, отвечающий за приём товара, отсутствует на рабочем месте в момент доставки. Во избежание простоя транспорта партия сгружается на склад, но никак не отделяется от других бутылок. Бармен, зашедший за необходимыми ему напитками берёт неучтённую бутылку и сканирует её акцизу при вскрытии.
Пересортица по маркам
Это одно из наиболее часто встречающихся нарушений. Дело в том, что контроль по акцизам был введён только в 2019 году и не все до сих пор с ним свыклись. Если раньше в накладных, отправляемых поставщиком в ЕГАИС, указывалось только количество бутылок в партии, то на данный момент в них помечается каждая отдельно взятая акциза. В пересортице в большей степени виноват поставщик, однако официально ответственность ложится на реализатора. Поставщик при составлении ТТН сканирует акцизные марки на складе, где партии для различных заказчиков стоят рядом друг с другом. При отгрузке может возникнуть путаница и в ресторан приедет товар с неправильными акцизами. Продавая эту партию бармен каждый раз официально сообщает в ФС РАР о том, что совершил нарушение и продал чужой алкоголь. Здесь практически так же, как и в первой описанной выше ситуации, важно соблюдать правила приёмки. Если партия слишком большая и на проверку уходит слишком много времени, можно просканировать хотя бы несколько бутылок из каждого ящика.
Из данной статьи можно сделать вывод, что при правильном использовании Единая государственная автоматизированная информационная система позволяет значительно упростить ведение отчётности, а также минимизировать риск ошибок при подаче документации в контролирующие организации, по сравнению с ручным заполнением деклараций. Главное соблюдать рекомендации и установленные нормы – тогда ЕГАИС в ресторане станет отличным подспорьем для экономии времени, а также поможет избежать покупки контрафактного алкоголя у нечистоплотных поставщиков.