Для грамотной организации питания в санатории ежедневно составляется план-меню. Этот документ определяет суточный рацион гостей и позволяет рассчитать, сколько продуктов понадобится для приготовления задуманных блюд. На основании плана-меню происходит процесс контроля остатка пищевого сырья в кладовой, приобретения новых товаров и создания необходимого уровня запаса продовольствия. В данной статье мы выясним, как же происходит планирование меню и закупки в санаториях.
Как разрабатывается план-меню в санатории?
План-меню, который определяет рацион гостей как минимум на следующий день, составляется заведующим производством (шеф-поваром) до 15:00 текущего дня. Перед выходными его составляют не 3 дня вперед. Здесь указываются названия блюд, которые нужно приготовить, их количество и цены. При подготовке данного документа следует принимать во внимание:
- принцип разнообразия рациона (в разные дни недели должны готовиться разные блюда плюс отдыхающим желательно обеспечить возможность выбора из нескольких вариантов аналогичных продуктов);
- квалификацию поваров;
- мощность и технологические возможности установленного кухонного оборудования;
- фактическое наличие сырья в кладовой;
- срок приготовления заданного объема продукции с учетом потребительского спроса и графика работы столовой в оздоровительном учреждении;
- пожелания пациентов.
План-меню заполнение формы документа
Для оформления плана-меню была утверждена специальная форма ОП-2. Однако 1 января 2013 года в силу вступил Федеральный закон «О бухгалтерском учете», согласно которому первичные учетные документы могут иметь любой формат, лишь бы соблюдался определенный перечень нужных реквизитов. Список таких реквизитов устанавливает статья 9 ФЗ № 402. Он включает в себя:
- наименование и дату составления документа;
- название организации, подготовившей отчет;
- суть осуществляемой хозяйственной деятельности;
- должность и подпись лица, ответственного за проводимую операцию.
Факт применения собственного бланка необходимо отобразить в учетной политике предприятия. Однако на практике большинство заведений по-прежнему используют ОП-2. Эта форма гарантированно отвечает требованиям закона и максимально логично построена. Кроме того, опытные сотрудники с многолетним стажем привыкли заполнять именно такой бланк. Поэтому давайте рассмотрим особенности заполнения унифицированной формы № ОП-2.
Бланк план-меню состоит из 2 частей: шапки и тела (содержания). В шапке указываются:
- название санатория и его отдела, составившего документ (например, «Столовая № 1»);
- коды по ОКПО и ОКДП;
- номер и дата составления документа;
- дата, на которую разрабатывают меню.
План-меню утверждается директором санатория. Правовой статус документа нужно засвидетельствовать, поэтому в его шапке также присутствует название должности и подпись директора с пометкой «Утверждаю».
Основная часть бланка выполнена в виде таблицы со следующими графами:
1. порядковый номер блюда в этом списке;
2. название продукции, которая будет готовиться (здесь также можно прописать дополнительную информацию о пище, например, основные ингредиенты);
3. код блюда;
4. номер блюда по Сборнику рецептур, технико-технологической карте или документу, принятому в данном санатории;
5. выход одной порции в граммах, штуках и т. д.;
6. необходимое количество порций пищевой продукции;
7. стоимость реализации одной порции;
8. сумма за все приготовленные порции.
Обратите внимание! Блюда в плане-меню записываются не случайным образом, а в определенном порядке в зависимости от их типа:
9. холодные закуски (рыбные деликатесы, салаты, мясные блюда, молочные продукты);
10. горячие закуски (из рыбы, мяса, птицы, овощей, грибов или яиц);
11. супы (прозрачные, заправочные, пюре и другие);
12. вторые блюда (сначала рыбные и мясные блюда, а потом гарнир из овощей, круп, макарон и т. д.);
13. десерты (обычно кремообразной или желеобразной консистенции);
14. напитки (сначала горячие, потом холодные);
15. мучные изделия.
При составлении списка блюда из птицы и дичи называются после блюд из других видов мяса. Аналогично блюда из субпродуктов пишутся после мясной продукции.
В конце документа проставляется подпись заведующего производством и ее расшифровка.
План-меню составляется в одном экземпляре. Этот документ возлагает ответственность за наличие оговоренных блюд в течение всего времени открытия столовой на заведующего производством и директора санатория. На его основании формируется меню с ценами непосредственно для постояльцев. Информация, предоставленная в плане-меню, а также подсчет остатка продуктов на кухне на начало дня позволяет определить суточную потребность производства в пищевом сырье. Для его получения формируется требование в кладовую.
Заполнение требования в кладовую
Для выписки требования в кладовую заполняется форма ОП-3. Но, как и в случае с планом-меню, этот бланк может быть заменен другим при наличии обязательных реквизитов, утвержденных статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете».
Форма ОП-3 состоит из шапки и таблицы. Шапка выглядит аналогично верхней части ОП-2, но дополнена графой «Через кого». В этом реквизите указывается фамилия, имя, отчество материально ответственного лица, которое контролирует скорость доставки продовольствия и соответствие веса, количества и качества пришедшего сырья требуемым параметрам. Чтобы не возникло путаницы с датой составления документа, следует учитывать момент, что требование в кладовую выписывается на сутки раньше фактической поставки продуктов.
Таблица в бланке содержит такие графы:
- номер продукта по порядку;
- название товара (правильно писать не кратко «мука» или «творог», а более подробно «мука пшеничная высшего сорта» или «творог нежирный»);
- код продукта;
- единицу измерения сырья (например, кг или шт.);
- код единицы измерения по ОКЕИ;
- необходимое количество товара;
- примечание (обычно эта графа остается пустой, но сюда может быть внесена информация о желаемых характеристиках запрашиваемого продукта питания).
Важно! В требование нужно записывать не только основные продукты наподобие картофеля или хлеба, но также специи, приправы и соусы. Если чего-то нет в документе, значит, его нет и на кухне. А без соли, сахара или молотого перца ничего не приготовить.
В конце документа проставляется подпись заведующего производством, который затребовал продукты, а также должность и подпись руководителя организации, разрешившего отпуск продукции.
Требование в кладовую оформляется в единственном экземпляре и является основанием для получения пищевого сырья. Кладовая выдает продовольствие не только на кухню, но также в буфеты, магазины, раздаточную и т. д. Отпуск товаров подтверждается накладными.
Заполнение накладных на отпуск продуктов по плану-меню
Накладные на отпуск продуктов питания оформляются на бланке ОП-4. Он, как и все предыдущие формы, необязателен и может быть заменен другим бланком. Главное, чтобы новая форма содержала предусмотренные законом реквизиты.
Накладная позволяет списать со склада выданное кухне продовольствие. Но она не является самостоятельным документом и составляется только при наличии основания, то есть требования в кладовую. При заполнении накладной обязательно следует сослаться на требование, иначе она будет признана недействительной.
Шапка документа аналогична верхним реквизитам по форме ОП-2 и ОП-3. Ниже необходимо указать основание для выдачи товаров, время отпуска и данные материально ответственного лица. Далее следует таблица, куда вписываются сведения о:
- порядковом номере сырья в данной накладной;
- названии и коде товара;
- наименовании и коде по ОКЕИ единицы измерения, в которой выдается продовольствие;
- количестве или массе затребованной и отпущенной продукции;
- учетной цене одной условной единицы продукта питания и общей сумме;
- цене продажи продовольствия и общей сумме;
- необходимых примечаниях.
Внизу таблицы прописывается стоимость всех товарных позиций. Документ подписывает руководитель, заведующий производством, сотрудник, отпустивший пищевое сырье, и работник, принявший его.
Накладные выпускаются в 2 экземплярах. Один из них вместе с отпущенным товаром отдается заведующему производством, а второй – вместе с товарным отчетом сдается в бухгалтерию.
Особенности закупок проудктов
На основании плана-меню происходит планирование закупок продуктов питания и обеспечение необходимого уровня запаса. Процесс приобретения пищевого сырья оздоровительными учреждениями регламентируется Федеральными законами №№ 44 и 223. При планировании закупки продовольствия необходимо:
- оценить потребности санатория;
- составить лоты. Нельзя включать в один лот продукцию разного типа, например, мясо и овощи. По отношению к мясу, рыбе, морепродуктам, молочным продуктам, рису, соли и сахару действует национальный режим;
- определить начальную максимальную цену контракта. Во время торгов поставщик может снизить цену более чем на 25 % от установленной заказчиком. В этом случае исполнителю придется доказать, что он действительно в состоянии удовлетворить запрос санатория;
- внести закупки в график;
- выбрать поставщика путем: электронного аукциона (самый распространенный вариант, если сумма контракта не превышает 500 тыс.); конкурса с ограниченным участием (подходит для организаций, собирающихся потратить более 0,5 млн рублей на сделку, позволяет устанавливать дополнительные требования к исполнителю); запроса котировок (для доставки недостающего товара в случае расторжения договора с предыдущим поставщиком); сотрудничества с единым исполнителем (при максимальном расходе в 300 тыс., может вызвать подозрения со стороны ФАС);
- подготовить техническое задание. Заказчику запрещено указывать конкретную торговую марку товара, но ему следует максимально подробно описать желаемые характеристики продовольствия, которые можно проверить при приеме (размер, цвет, вкус и пр.). К некоторым продуктам стандарты устанавливают жесткие требования (например, корнишон не может быть длиннее 9 см). Также важно упомянуть срок годности сырья. Коды товаров прописаны в КТРУ;
- заключить контракт;
- принять продукцию. При этом нужно проверить органолептические свойства товара, сохранность упаковки и соблюдение условий перевозки.
Перевозка и хранение пищевой продукции происходят согласно условиям, разработанным производителем.
План-меню автоматизация в санатории
Подготовка плана-меню в санатории, регулярный процесс, который начинается с оперативного планирования количества гостей. Система СандСофт: Санаторий дает возможность еще на этапе бронирования номеров и планирования смен по путевкам понимать количество и категории питающихся.
Медицинский блок программа СандСофт: Санаторий позволяет назначать специальную диету для питания и данная информация автоматически отражается как в истории болезни гостя, так и в отчетах для кухни.
При использовании специального расширения для программы 1С: Общепит от компании Сан-Сити между программными продуктами СандСофт: Санаторий и общепит выполняется обмен. Модуль обмена передает количество питающихся и необходимые диеты в учетную систему кухни, в которой расчет плана-меню выполняются автоматически и занимает в десятки раз меньше времени, чем при ручном создании этого документа.
Важной частью системы автоматизации современного санатория является служба закупок. Модуль планирования и управления закупками позволяет автоматизировать процессы закупок в санатории, включая закупку продуктов питания.