Размещение гостей: предоставление гостям комнат на период времени
Размещение гостей в гостинице или санатории– довольно сложный процесс: гостя необходимо зарегистрировать, подобрать нужный номер, ответить на вопросы и рассказать о возможностях объекта размещения. Первое впечатление произвести можно только один раз и процесс размещения должен проходить идеально. Важная часть процесса – это программа для автоматизации размещения гостей в гостинице или санатории. Программ управления заполняемостью позволит вам разгрузить персонал службы портье и исключить вероятность недоразумений, связанных с двойным бронированием или контролем состояния номерного фонда.
Возможности системы размещения гостей СандСофт
- максимально простая в работе интерактивная шахматка с широким набором возможностей для быстрого поиска свободных номеров или мест;
- система управление статусами доступности номеров;
- возможность самостоятельной регистрации пользователями ли туроператорами в системе отеля через Интернет с возможностью гибкой настройки системы управления правами;
- гость или оператор могут внести данные гостя в личную карточку и значительно ускорить процесс поселения;
- гибкая система настраиваемых тарифов, которые могут включать различные наборы услуг (а только проживание, питание и лечение);
- удобный функционал для управления информацией об изменениях тарифов и условий заселения;
- система скидок, бонусов и баллов дает возможность построения внутренней системы лояльности;
- конструктор отчетов в соответствии с требованиями всех пользователей информации;
- интуитивно понятный интерфейс и инструкция на русском языке позволяют сэкономить время на обучении сотрудников;
- простой процесс переселения и выселения гостей;
- создание базы данных постоянных клиентов с разделением на юридических и физических лиц с подробной информацией.
- возможность подключения шаблона любого документа и набор стандартных вариантов печатных форм, в том числе договор на размещение в гостинице, счет гостя, путевки, уведомления о прибытии иностранцев.
Порядок регистрации и размещения гостей
Данный процесс регулируется законодательством Российской федерации, а, в частности, Постановлениями Правительства РФ №713 от 17.05.1995 и ФЗ № 9 от 15.01.2007 в отношении граждан России и иностранцев соответственно.
Сама процедура регистрации занимает гораздо меньше времени при двух условиях – предварительного бронирования и наличия PMS (Property Management System – системы автоматизации). При оформлении брони можно заранее уточнить все пожелания клиента относительно класса номера и требующихся услуг, а также получить все необходимые для регистрации данные. То есть, при предварительном заказе информация заранее вносится в карточку гостя в системе, так что ему остается только предъявить удостоверяющий личность документ, на основании которого с клиентом заключается договор временного размещения и проживания.
Документами удостоверяющими личность для гражданина России могут быть:
- внутренний паспорт;
- заграничный паспорт;
- свидетельство о рождении (для детей, не достигших 14 лет).
Ни по каким другим документам, в том числе военному билету или водительским правам на законных основаниях зарегистрироваться не получится. Исключение составляют военнослужащие и сотрудники правоохранительных органов – им разрешается использовать при подписании договора на размещение в гостинице служебные удостоверения.
Иностранец может подтвердить свою личность только внутренним или заграничным паспортом государства, в котором он проживает. В зависимости от правил въезда на территорию РФ граждан той или иной страны, может понадобиться предъявить визу и/или миграционную карту.
Персонал гостиницы обязан предоставлять сведения о регистрации клиентов в МВД – информация в отношении граждан РФ должна предоставляться в течение суток после его прибытия, а данные об иностранцах – по прошествии 12 часов.
Данное правило не распространяется на граждан России, которые регистрируются в гостиницах города или региона в которых проживают. В таком случае они могут находиться в гостинице без регистрации на протяжении 90 дней.
Если регистрация и размещение гостей в гостинице происходит без предварительного бронирования, после предъявления документов будущему постояльцу необходимо заполнить регистрационную карту, на основании которой администратор в дальнейшем вносит информацию о нём в карточку гостя в программе PMS. В карте прописывается номер апартаментов, срок аренды, а также паспортные данные.
Размещение гостей в гостинице с помощью программ автоматизации
Большинство современных систем предлагают весьма обширный функционал, но работа с номерным фондом является для них приоритетной задачей. Использование программного обеспечения SandSoft не только предоставляет персоналу возможность быстро провести регистрацию и заселить гостей, но и за несколько секунд подобрать оптимальный вариант для клиента – вся актуальная информация по поводу состояния номеров всегда доступна. Ещё один плюс для сотрудников – отсутствие необходимости передавать смене данные о въехавших и выехавших гостях – вся информация хранится в компьютере.
Возможности SandSoft HMS для регистрации гостей
Набор программ и сервисов СандСофт состоит из программных продуктов которые устанавливаются на серверах и компьютерах санатория или гостиницы и дополняются возможностями веб сервисов. Такие системы обладают эффективными наборами инструментов для размещения гостей в гостинице и управлением предприятием в целом. С их помощью можно полностью исключить человеческий фактор, приводящий к недоразумениям с номерным фондом. Клиент получает возможность выбирать из свободных номеров подходящий под его запросы самостоятельно, а персонал – своевременно подготовиться к его приезду, убраться в номере и организовать затребованные дополнительные услуги.
Компания СандСофт выпускает CRM для гостиниц, в которой есть функция личного кабинета гостя. Благодаря этому клиенты могут оформлять бронь прямо из своего аккаунта, без необходимости заходить на какие-либо сайты. Гостиница или санаторий сокращает время на обработку данных при поселении в разы.
Важной особенностью программных продуктов SandSoft – проработанный до мелочей интерфейс программы, который позволяет значительно сократить время на выполнение повторяющихся операций.
Процедура поселения гостя может выполняться “от стойки” или по ранее созданной брони.
Форма документа показана на рисунке:
Для того, чтобы поселить по ранее созданной брони достаточно открыть документ бронь и отметить факт прибытия гостя.
Кнопка Дополнительные услуги – позволяет ввести список дополнительных плановых услуг, как входящих в состав тарифов, (например питание).
Чтобы найти свободный номер для поселения в системе создано несколько форм. Основная форма, с которой ведется работа называется Шахматка
Шахматка наглядно показывает состояние номерного фонда, при этом Шахматка – это активная форма: для того, чтобы поселить гостя в номер необходимо выбрать любой и выделить нужный интервал дат. В документе нужно будет только ввести фамилии и тариф.
Если номеров в Отеле много и Отель близок к полной загрузке, найти свободный номер в Шахматке бывает не легко. Для облегчения такой задачи в Шахматке есть боковая панель, которая покажет какие номера свободны в выбранном периоде
Панель быстрого поиска свободных номеров выручает при работе в загруженные природы потому, что помогает быстро находить доступные варианты под запрашиваемые условия размещения.