Прибытие гостя (Поселение или Размещение)
Размещение гостей в отеле – довольно сложный процесс, подразумевающий обработку больших массивов информации (особенно в крупных гостиницах). В связи с этим всё большую популярность набирают программы автоматизации, позволяющие разгрузить персонал службы портье и исключить вероятность недоразумений, связанных с двойным бронированием или контролем состояния номерного фонда.
Порядок регистрации и размещения гостей
Данный процесс регулируется законодательством Российской федерации, а, в частности, Постановлениями Правительства РФ №713 от 17.05.1995 и ФЗ № 9 от 15.01.2007 в отношении граждан России и иностранцев соответственно.
Сама процедура регистрации занимает гораздо меньше времени при двух условиях – предварительного бронирования и наличия PMS (Property Management System – системы автоматизации). При оформлении брони можно заранее уточнить все пожелания клиента относительно класса номера и требующихся услуг, а также получить все необходимые для регистрации данные. То есть, при предварительном заказе информация заранее вносится в карточку гостя в системе, так что ему остаётся только предъявить удостоверяющий личность документ, на основании которого с клиентом заключается договор временного размещения и проживания.
Такими документами для гражданина России могут быть:
- внутренний паспорт;
- заграничный паспорт;
- действующий паспорт гражданина Советского Союза;
- свидетельство о рождении (для детей, не достигших 14 лет).
Ни по каким другим документам, в том числе военному билету или водительским правам на законных основаниях зарегистрироваться не получится. Исключение составляют военнослужащие и сотрудники правоохранительных органов – им разрешается использовать при подписании договора на размещение в гостинице служебные удостоверения.
Иностранец может подтвердить свою личность только внутренним или заграничным паспортом государства, в котором он проживает. В зависимости от правил въезда на территорию РФ граждан той или иной страны, может понадобиться предъявить визу и/или миграционную карту.
Персонал гостиницы обязан предоставлять сведения о регистрации клиентов в МВД – информация в отношении граждан РФ должна предоставляться в течение суток после его прибытия, а данные об иностранцах – по прошествии 12 часов. Одним из преимуществ программ для работы отелей является возможность автоматическая отправка отчёта по регистрации после внесения данных в электронном виде.
Данное правило не распространяется на граждан России, которые регистрируются в гостиницах города или региона в которых проживают. В таком случае они могут находиться в гостинице без регистрации на протяжении 90 дней.
Если регистрация и размещение гостей в гостинице происходит без предварительного бронирования, после предъявления документов будущему постояльцу необходимо заполнить регистрационную карту, на основании которой администратор в дальнейшем вносит информацию о нём в карточку гостя в программе PMS. В карте прописывается номер апартаментов, срок аренды, а также паспортные данные.
Размещение гостей в отеле с помощью программ автоматизации
Большинство современных систем предлагают весьма обширный функционал, но работа с номерным фондом является для них приоритетной задачей. Использование данных сервисов не только предоставляет персоналу возможность быстро провести регистрацию и заселить гостей, но и за несколько секунд подобрать оптимальный вариант для клиента – вся актуальная информация по поводу состояния номеров всегда доступна. Ещё один плюс для сотрудников – отсутствие необходимости передавать смене данные о въехавших и выехавших гостях – вся информация хранится в компьютере или доступна через локальную сеть.
Возможности SandSoft HMS
Набор программ и сервисов СандСофт может поставляться с опцией подключения к онлайн сервисам для бронирования номеров. Такие системы обладают эффективными наборами инструментов для размещения гостей в отеле и управлением гостиницей в целом. С их помощью можно полностью исключить человеческий фактор, приводящий к недоразумениям с номерным фондом. Клиент получает возможность выбирать из свободных номеров подходящий под его запросы самостоятельно, а персонал – своевременно подготовиться к его приезду, убраться в номере и организовать затребованные дополнительные услуги.
Возможности системы размещения гостей СандСофт::
- максимально простая в работе интерактивная шахматка с широким набором опций;
- данные могут вноситься как вручную, так и автоматически после оформления клиентом брони на сайте гостиницы или стороннем сервисе;
- гость или оператор могут внести персональные данные в личную карточку и значительно ускорить процесс поселения;
- отслеживание отказов от брони;
- удобный функционал для выкладки информации по изменениям тарифов и условий заселения на подключенные площадки.
- Создание отчётов в соответствии с требованиями всех проверяющих организаций и их автоматическая отправка в установленный срок.
- Интуитивно понятный интерфейс и приложенная инструкция на русском языке позволяют сэкономить время на обучении сотрудников.
- Есть возможность выбирать только необходимые модули и в любой момент добавлять дополнительные.
- Создание базы данных постоянных клиентов с разделением на юридических и физических лиц с подробной информацией.
- Разработка любого документа для расчётов с клиентами и набор стандартных вариантов, в том числе договор на размещение в гостинице.
- Фильтр отчётности по различным критериям.
- Аналитика тенденций изменения финансового положения с автоматическим построением графиков.
- Настраиваемые изменения в ценообразовании на долгосрочный или короткий период.
Компания СандСофт выпускает CRM систему для отельного бизнеса, в которой есть функция личного кабинета гостя. Благодаря этому клиенты могут оформлять бронь прямо из своего аккаунта, без необходимости заходить на какие-либо сайты. Отель сокращает время на обработку данных при поселении в разы.
Важной особенностью программных продуктов SandSoft – проработанный до мелочей интерфейс программы, который позволяет значительно сократить время на выполнение повторяющихся операций.
Процедура поселения гостя может выполняться “от стойки” или по ранее созданной брони.
Форма документа показана на рисунке:
Для того, чтобы поселить по ранее созданной брони достаточно открыть документ бронь и отметить факт прибытия гостя.
Кнопка Дополнительные услуги – подзволяет ввести список дополнительных плановых услуг, как входящих в состав тарифов, (например питание).
Чтобы найти свободный номер для поселения в системе созданно несколько форм. Основная форма, с которой ведется работа называется Шахматка
Шахматка наглядно показывает состояние номерного фонда, при этом Шахматка – это активная форма: для того, чтобы поселить гостя в номер необходимо выбрать любой и выделить нужный интервал дат. В документе нужно будет только ввести фамилии и тариф.
Если номеров в Отеле много и Отель близок к полной загрузке, найти свободный номер в Шахматке бывает не легко. Для облегчения такой задачи в Шахматке есть боковая панель, которая покажет какие номера свободны в выбранном периоде
Свод по номерам позволяет выбрать номер и тут же поселить в него гостей.