Назначение платежного календаря
Платежный календарь в гостинице – это программа для регистрации заявок на оплату и планирования платежей. Веб сервис и дополнительный (внешний) модуль для 1С:Бухгалтерии 8 позволяет объединить информацию о потребности организации и ее подразделений в денежных средствах с прогнозируемыми объемами поступлений от покупателей (заказчиков). Единое информационное пространство, которое обеспечивает прозрачность и прогнозируемость данных, а так же значительно повышает эффективность управления денежными средствами предприятия.
Планирование Движения Денег
Согласование заявок на оплату
Запланированные платежи должны производиться на основании заявок, утвержденных уполномоченными лицами. В Заявке, представляемой на утверждение, указываются:
- инициатор платежа – ФИО специалиста, который несет ответственность за платеж,
- Центр Финансовый Ответственности / Подразделение – куда относится платеж,
- назначение платежа,
- сумма платежа,
- документ – основание – номер договора и ссылка на пункт договора или счет,
- срок осуществления платежа,
- код статьи затрат в соответствии с кодировкой, принятой в системе бюджетирования,
- отчетный период Бюджета.
Определение приоритетов платежей.
Бывают периоды когда суммы заявок на платежи поданных на исполнение в финансовый отдел / бухгалтерию превышают объем денежных средств, которыми располагает Компания на текущий момент. Для этого все статьи затрат в классификаторе Бюджета должны быть заранее определены по приоритетам. Например, можно определить ряд статей затрат по степени важности:
– к первоочередным платежам нужно отнести: Налоговые платежи, выплачу заработной платы, арендные платежи в соответствии с условиями договоров аренды, текущую и просроченную кредиторскую задолженность по заключенным договорам.
– второстепенные платежи – это платежи по реструктуризированной задолженности, дивиденды акционерам, и прочие текущие платежи с низким приоритетами.
Управление ликвидностью \ кассовыми разрывами.
Управление ликвидностью в рамках бюджета направлено на предотвращение возникновения дефицита денежных средств (кассовых разрывов). Избежать возникновения кассовых разрывов компания может за счет: привлечения заемных средств со стороны (кредиты, займы, овердрафты по расчетных счетам); заблаговременно созданных резервов; реструктуризации кредиторской \ дебиторской задолженности; или сокращения выплат, уменьшение лимитов по бюджетам. Выбор способа покрытия кассовых разрывов зависит от приоритетности платежей и размера дефицита и принимаются решения индивидуально. Если платежный календарь а Компании сформирован максимально точно, то заранее можно определить периоды кассовых разрывов, и принять действенные меры для его устранения.
Методика запуска Платежного календаря на предприятии
- Прежде всего необходимо разработать статьи движения денежных средств. Подробнее смотрите в статье «Бюджет Движения Денежных Средств» и использовать статьи в качестве аналитики движения денег в программе 1С:Бухгалтерия
- Начать регистрировать в программе существенную информацию об условиях договоров такую как: количество дней отсрочки, которую ваше предприятие дает Клиентам, график ваших платежей Поставщикам. Для ввода такой информации необходима настройка справочника Договоров в программе 1С:Бухгалтерия.
- Приобрести в компании Сан-Сити модуль Календарного планирования для 1С:Бухгалтерии и начать анализ планируемых и фактических данных.
Платежный календарь – время деньги
Программный продукт “Платежный календарь в 1С:Бухгалтерии 8” предназначен для оперативного управления поступлением и расходованием денежных средств. Главная цель программного продукта – обеспечение необходимого количества денежных средств для оплаты запланированных платежей.
Программа разработана как дополнение к типовой конфигурации “1С: Бухгалтерия 8 Проф. редакция 3” и представляет собой конфигурацию, включающую в себя следующие функциональные возможности:
- планирование поступления денежных средств от покупателей,
- планирование платежей поставщикам и прочим кредиторам,
- ведение платежного календаря организации в разрезе видов денежных средств, контрагентов и договоров, а также классификатора статей использования средств.
Система планирования основана на использовании фактических данных бухгалтерского учета, а также данных ожидаемых поступлений и планируемых платежей.
Планирование поступлений денежных средств
Гибкая система планирования позволяет вести расчет планового поступления и расходования денежных средств ведется на основе данных о предоставляемой отроке платежей покупателям и графике платежей по заключенным договорам с поставщиками.
Модуль «Платежный календарь» позволяет планировать поступление денежных средств от покупателей и заказчиков. Параметры предстоящих поступлений (дата поступления, контрагент, сумма и т.п.) вносятся в программу с помощью дополнительных реквизитов договора с Контрагентом и информации в документах продажи товаров и услуг. Такой режим ввода данных позволяет значительно уменьшить количество вводимых данных пользователями.
Информация о фактическом поступлении наличных и безналичных денежных средств от контрагентов отражается Платежном календаре и отчетах программы автоматически и позволяет оперативно контролировать и прогнозировать динамику поступления денежных средств.
Планирование платежей
Модуль «Платежный календарь» предоставляет эффективные способ для оперативного планирования платежей компании.
В программе представлен удобный помощник планирования платежей, позволяющий центрам финансовой ответственности формировать заявки на платежи поставщикам и прочим контрагентам.
Сформированные заявки, могут проходить процедуру согласования. Модуль «Платежный календарь» предусматривает возможность стыковки с конфигурацией 1С:Документооборот в котором проходит процедура согласования заявок на расходы.
Для анализа и утверждения заявок предусмотрен удобный и информативный журнал управления заявками. Если модуль «Платежный календарь» используется совместно с модулем Бюджета доходов и расходов, система позволяет контролировать превышение лимита расходования денежных средств на этапе регистрации Заявки в ЦФО.
Проведение платежей (формирование платежных поручений)
Модуль «Платежный календарь» позволяют осуществлять дополнительное ранжирование утвержденных заявок на платеж, включая их в реестр платежей текущего дня. Такой подход помогает привести в соответствие план расходования денежных средств с реальными остатками на расчетных счетах.
Реестр платежей может проходить дополнительное согласование (утверждение) у высшего руководства компании.
На основании согласованного и утвержденного реестра платежей система позволяет автоматически сформировать платежные поручения.
Для работы Бюджета движения денежных средств необходимо указание Статьи движения денег и ЦФО для каждого платежа. Если платежные поручения были созданы системой Платежного календаря, то никаких дополнительных действий при разнесении банка уже не требуется. Модуль автоматически определяет статью движения денег и ЦФО при загрузки данных из банка клиента, что значительно упрощает работу кассира.