Выписка Счетов-Фактур на услуги проживания клиентам гостиницы (санатория)
В современном гостиничном бизнесе важным аспектом управления является правильное оформление финансовых документов, в частности счетов-фактур. Эти документы играют ключевую роль не только в бухгалтерском учете, но и в поддержании прозрачности и доверия между гостиницей и клиентами.
Программа СандСофт: Санаторий предоставляет возможность формирования Счетов-Фактур. Счета фактуры формируются только для гостей, проживающих от юридических лиц.
Что такое счет-фактура?
Счет-фактура — это документ, который подтверждает факт оказания услуг или поставки товаров и служит основанием для расчетов между сторонами. Он не только фиксирует количество оказанных услуг, но и их стоимость, что делает его важным элементом бухгалтерской отчетности.
Система разделяет оказываемые услуги по лицевым счетам, что позволяет автоматическом отделять услуги, которые оказаны юридическому лицу и услуги, оказанные физическим лицам. В документ Счет Фактура попадают только те услуги, которые оказывались юридическому лицу.
Счет-фактура вводится на основании следующих документов:
- Прибытие
- Счет на оплату
- Счет гостя
- Акт оказания услуг
Документ предназначен для формирования счетов-фактур. Он не формирует никаких движений и не затрагивает никаких данных. Его назначение – исключительно выписка и печать счетов-фактур для предъявления покупателю услуг.
Реквизиты документа:
Плательщик – контрагент или физическое лицо, оплачивающее услуги, входящие в акт.
Организация – организация, оказывающая услуги. При автоматическом заполнении в акт попадают услуги, оказанные выбранной организацией.
Ставка НДС – ставка НДС при реализации услуг, на которые выписывается счет-фактура.
Услуга – оказанная услуга.
Количество – количество единиц услуги.
Сумма без НДС – начисленная сумма за услугу, не включающая НДС.
НДС – сумма НДС, начисленная за услугу.
Всего – сумма к оплате с учетом НДС.
Документ может быть автоматически заполнен (кнопка «Заполнить») одним из следующих способов:
- По выбранному гостю – выбирается гость, в документ попадают начисления по всем оказанным ему услугам за все его проживания.
- По выбранному прибытию – выбирается документ «Прибытие», в таблицу попадают начисления по услугам всех гостей, оказанным в рамках данного прибытия.
- По состоянию лицевого счета гостя – выбирается гость и документ «Прибытие», которым было выполнено его поселение. В таблице попадают начисления по услугам, оказанным выбранному гостю в рамках выбранного прибытия.
При автоматическом заполнении в документ попадают только те услуги, которые оказывались выбранной организацией.
Процесс выписки счета-фактуры
- Подготовка информации: Необходимо собрать все данные о клиенте, его бронировании и оказанных услугах. Это можно сделать из системы бронирования или вручную, если бронирование было сделано по телефону или через другие каналы.
- Заполнение счета-фактуры: Используя собранную информацию, заполните все необходимые поля в документе. Важно внимательно проверять данные, чтобы избежать ошибок в расчетах и информации о клиенте.
- Подписание и отправка: После заполнения необходимо подписать счет-фактуру уполномоченному лицу и передать его клиенту. Это можно сделать как в бумажном виде, так и в электронном (например, путем отправки на электронную почту).
Сроки: Счет-фактура должна быть выписана в течение установленного срока с момента оказания услуги. В большинстве случаев это составляет 5 дней с момента предоставления услуги.
Хранение документов: Все выписанные счета-фактуры должны храниться в архивах гостиницы в течение определенного времени, как это предусмотрено законодательством.
Электронный документооборот: Внедрение системы электронного документооборота может существенно облегчить процесс выписки и хранения счетов-фактур, а также снизить риск ошибок и повысить скорость обработки данных.
Правильное оформление счетов-фактур на услуги проживания является неотъемлемой частью работы гостиницы. Это не только упрощает бухгалтерский учет, но и повышает уровень сервиса, так как клиенты получают четкое и прозрачное подтверждение всех оказанных услуг. Соблюдение всех правил и нюансов при составлении этих документов поможет гостинице сохранить положительную репутацию и наладить долгосрочные отношения с клиентами.