Переселение гостя (изменение номера или сроков проживания)
Переселение гостя — это процесс, который может происходить как в гостинице, так и в санатории, и он может быть вызван различными обстоятельствами: изменением сроков проживания, необходимостью смены номера, возникшими техническими проблемами или пожеланиями самого гостя. В этой статье мы рассмотрим ключевые аспекты переселения постояльцев, их права и обязанности, а также рекомендации для персонала.
Причины переселения
Переселение может происходить по различным причинам:
- Изменение сроков проживания: Гость может захотеть продлить своё пребывание или, наоборот, уехать раньше. В таком случае важно уведомить администрацию заранее.
- Смена номера: Желания гостей могут варьироваться — от предпочтений по виду из окна до необходимости улучшенного номера. В некоторых случаях может потребоваться переселение по техническим причинам.
- Технические проблемы: К сожалению, иногда бывают ситуации, когда номер становится непригодным для жилья из-за поломок, например, отключения воды или проблем с отоплением.
- Пожелания гостей: Иногда гости просто хотят поменять обстановку, переехав в другой номер с уникальными характеристиками или с лучшими условиями.
Программа позволяет переселить гостя в другой номер. При этом администратор может принять решение о необходимости смены тарифа на оставшейся срок пребывания гостя в Отеле.
Существует так же возможность продлить или сократить плановый срок пребывания гостя в отеле.
Операции с гостями при этом можно формировать в двух режимах – в индивидуальном (для одного гостя) и групповом (для нескольких гостей).
При переселении или изменении сроков пребывания, программа автоматически пересчитывает сумму оказываемых услуг.
С даты и времени – дата и время переселения, с которых будут действовать изменения, вносимые документом. Дата переселения не может совпадать с датой прибытия гостя. Если гость переселяется в тот же день, что и прибыл, параметры его проживания меняются в исходном документе поселения.
Характеристики переселения – режим формирования документа (индивидуальное или групповое), признак разрешение подселения, признак выполнения подселения (см. документ «Прибытие»);
Формирование документа в режиме индивидуального переселения – вводятся данные для одного гостя:
Гость – переселяемый гость.
Поселение – первоначальный документ, которым выполнено поселение гостя.
Номер и Тип места – новые номер и тип места, куда переселяется гость.
Предыдущие – предыдущие номер и тип места, где жил гость до переселения.
Тариф – новый тариф, который будет действовать после переселения.
Плательщик – лицо, которое будет являться плательщиком после переселения.
Дата и время отъезда – новый срок отъезда гостя.
Услуги – перечень услуг в соответствии с новым тарифом. Не редактируется пользователем.
Формирование документа в режиме группового переселения – вводятся данные по нескольким гостям в виде таблицы. В столбцах таблицы задаются параметры переселения по каждому гостю.
Устанавливаемые параметры при групповом переселении аналогичны параметрам при индивидуальном.
Правила переселения
Для обеспечения положительного опыта у гостей важно, чтобы процесс переселения проходил гладко и без стресса. Вот несколько основных правил:
- Заблаговременное уведомление: Лучше всего, если администрация уведомит гостя о необходимости переселения заранее. Это создаст ощущение заботы и профессионализма.
- Выбор нового номера: Если это возможно, предложите гостю несколько альтернативных номеров. Это даст возможность выбрать наиболее подходящий вариант.
- Условие проживания: Если происходит переселение по вине гостиницы или санатория (например, из-за технических неисправностей), постарайтесь предложить не только новый номер, но и дополнительные бонусы, такие как бесплатный завтрак или скидка.
- Соблюдение прав координаторов и гостей: Важно, чтобы вся информация была зафиксирована и доступна как для персонала, так и для гостей. Это позволит избежать недоразумений.
Рекомендации для персонала
- Обучение: Персонал должен быть обучен тому, как общаться с гостями в ситуациях переселения. Хорошая коммуникация поможет сохранить позитивное впечатление.
- Поддержка клиента: Важно, чтобы персонал всегда был готов оказать помощь и поддержку в процессе переселения, особенно если оно происходит по техническим причинам.
- Документация: Все изменения должны быть задокументированы. Это исключит возможные недоразумения в будущем и позволит вести надлежащий учёт.
Переселение гостя — это обычная практика в гостиничном и санаторном бизнесе, которая при правильном подходе может улучшить впечатления от пребывания. Постоянное совершенствование процессов и организация качественной связи с клиентами создадут атмосферу доверия и заботы, что, в конечном итоге, приведет к повышению уровня обслуживания и лояльности клиентов. За предоставление качественного сервиса и профессионализм в вопросах переселения отвечают сотрудники, и именно от них зависит, как гость будет воспринимать данное мероприятие.