Автоматизация бронирования

Автоматизация бронирования для гостиниц и санаториев

Автоматизация бронирования – это программа, которая позволят значительно повысить эффективность управления санаторием или гостиницей. Любой отель, особенно крупный, представляет собой сложную структуру, управление которой требует большого опыта и соответствующих знаний. Далеко не каждый сотрудник способен безошибочно исполнять свои обязанности – человеческий фактор всегда присутствует. Одним из наиболее проблемных пунктов является бронирование номеров – при ведении отчётности вручную зачастую возникает путаница. Для того, чтобы минимизировать риск возникновения недоразумений, во многих гостиницах внедряются программные средства, обеспечивающие автоматизацию бронирования.

Основные преимущества программы для бронирования в санатории и гостинице

Программное обеспечение SandSoft имеет множество полезных функций, позволяющих повысить эффективность процесса резервирования номерного фонда. Упрощение работы персонала службы портье позволяет повысить прибыль, благодаря точному учёту постояльцев и занятых номеров. В сочетание с использованием электронных замков и систем контроля присутствия в номерах полностью исключается прохождение произведенной оплаты “мимо кассы”. Не секрет, что среди недобросовестных сотрудников распространена практика сдачи номеров без внесения в журнал посещений – вырученные деньги при этом идут им в карман. Этому же способствует интеграция программы бронирования с замковой системой, системами контроля доступа, платежными системами гостиницы и бухгалтерской программой.

При этом в систему может вноситься информация, касающаяся не только резервирования номеров, но и всех услуг, оказанных клиенту во время проживания. Это значительно упрощает расчёты как для отеля, так и для гостей – выплатить полную сумму при выезде, гораздо удобнее, чем рассчитываться за каждое заказанное в номер блюдо или дополнительные услуги, например, ежедневное посещение СПА-салона.

Автоматизация бронирования: возможности программы

Шахматка номеров

Не редко и в 21 веке можно встретить отели, которые продолжают работать с таблицами в Excel, но такой вариант подразумевает гораздо меньшее количество функций. Самое сложное – это процесс внесения изменений. Ещё хуже обстоят дела при использовании бумажных шахматок – они могут потеряться, а изменить запись не представляется возможным.

Стандартная электронная шахматка представляет собой интерактивную таблицу, в которую вносится сводная информация о состоянии каждого номера на каждый день. Благодаря этому сотрудники службы портье могут быстро проанализировать возможность заселения на планируемую клиентом дату. Операции по созданию брони, её отмене или обозначению въезда прибывших постояльцев можно внести всего в пару кликов – то есть ничего не нужно делать вручную. Программа позволяет выполнять:

• быстрое и простое бронирование номеров;  
• использование традиционной шахматки с возможностью подключения к модулю Интернет бронирования;  
• возможность бронирования номеров с сайта гостиницы;  
• настройка тарифов, стоимости услуг;  
• ведение системы скидок, акций;  
• ведение взаиморасчетов с гостями и организациями;  
• формирование аналитических и финансовых отчетов;  
• обмен данными с бухгалтерскими программами;  
• подключение кассового оборудования;  
• подключения оборудования контроля доступа;
• ведение базы данных клиентов;  
• контроль работы персонала гостиницы. 

Основной интерфейс бронирования – электронная шахматка. В шахматке отображается следующая дополнительная информация:

• текущий статус всех номеров, включая начало или окончание ремонта;
• доступность номеров после выезда предыдущих гостей (выполнение уборки и комплектации номеров)
• состояние расчетов с гостями, включая процент частичной оплаты;
• стоимость проживания в зависимости от категории номера и периода;
• процент загрузки номерного фонда на каждый день (помогает скорректировать ценовую политику).

Также в таблице присутствуют фильтры, с помощью которых можно быстро найти информацию по выбранной брони по дате или фамилии клиента. Выставить счет на оплату юридичекому или физическому лицу, или оформить путевку на проживание в санатории.

Прочие функции программы бронирования

• поиск свободных номеров в соответствии с запросами клиентов (количество комнат, вид из окна, интерьер и т.п.);
• контроль работы сотрудников (запись все корректировок в ранее соданных документах);
• автоматическое создание отчётов (в том числе с возможностью отправки по электронной почте);
• подбор тарифных планов в зависимости от планируемого перечня услуг;
• связь заявок на резервирование с регистрационным журналом;
• интеграция с сайтом отеля для загрузки заявок на бронирование.

Автоматизация бронирования: как выполняется бронирование в программе

Всё начинается с получения заявки от потенциального клиента, которая может быть получен по телефону, электронной почте или любыми другими способами. При этом необходимо выяснить паспортные данные, контакты, сроки въезда и выезда, тип номера и дополнительные пожелания, так как вся эта информация заносится в шахматку.  

На основании полученных данных производится анализ подходящих под запрос свободных номеров на указанные даты, после чего создаётся соответствующая отметка в таблице. После подтверждения брони она считается действующей. В результате персонал имеет возможность отслеживать состояние номера – если в указанный день клиент не приехал, уточняется причина и, в случае отказа, бронь снимается, а номер переходит в статус свободного. В обратной ситуации (то есть, клиент прибыл в установленный срок), производится регистрация и заселение, а статус номер меняется на «занят».

Программа фиксирует все произведённые действия, на основании чего составляются отчёты по использованию бронирования за определённый период, что позволяет проанализировать текущую ситуацию и определить положительную или отрицательную тенденции.

Типы бронирования

Автоматизация бронирования позволяет зарезервировать номера различными способами.

Самый простой и наиболее часто использующийся – индивидуальный. Кроме того, данный вариант наиболее разноплановый, то есть, клиент может не только оставить за собой место для проживания, но и заранее выбрать дополнительные услуги. В таком случае с каждым клиентом проводится отдельная работа, в процессе которой до него доносятся преимущества той или иной альтернативы, после чего в программу вносятся соответствующие пожеланиям клиента уточнения. В связи с этим индивидуальное бронирование обходится дороже, чем все остальные типы.

Групповое бронирование. Подразумевает резервирование нескольких номеров. Обычно применяется при проведении конференций и семинаров. Преимуществом этого варианта является возможность получение скидки, размер которой зависит от политики отеля и количества заказанных номеров. Ещё одно отличие от индивидуального – необходимость предоплаты. Дело в том, что в данном случае финансовые потери гостиницы в случае отказа от брони будут довольно существенными, так что при оформлении заявки оговаривается срок, по истечении которого предоплата при отказе от заказа не возвращается или возвращается частично. При оформлении заявки в программе указывается лицо, ответственное за оплату.

Бронирование номеров туристическими агентствами. Здесь существует несколько вариантов. Наиболее простой, к которым прибегают компании, занимающиеся организацией индивидуального туризма – запрос о наличии свободных номеров непосредственно перед продажей путёвки. Но в таком случае агентство не получает никакой прибыли. Наиболее выгодной является практика, при которой компании предоставляется определённое количество номеров. При этом, туроператор обязуется заселить выделенную квоту в определённые сроки, за что получает скидку от отельера. В случае невыполнения обязательств, агентство выплачивает оговоренный в договоре процент от стоимости проживания в каждом номере. Состояние номеров на всех этапах отображается в программе бронирования.

Бронирование номеров для корпоративных клиентов, то есть, различных организаций, практически полностью идентично групповому варианту. При этом также резервируется несколько номеров с одинаковыми условиями (исключение составляют случаи, когда компания предоставляет одни апартаменты для проживания иногороднего сотрудника или приглашенного специалиста). Оплата обычно совершается безналичным способом и зачастую значительно позже выезда постояльцев из отеля. Для такого случая в программах автоматизации предусмотрен вариант отображения отсроченного платежа по каждому номеру и оказанным клиентам услугам.

Автоматизация бронирования: возможности программы SandSoft

Автоматизация бронирования в программах SandSoft Отель и SandSoft Санаторий позволит значительно упростить все учетные операции, не пропустить важную заявку и не допустить перебронирования. Программа бронирования для гостиниц дает возможность контролировать поступающие заявки и оперативно их отрабатывать.

Программа для бронирования номеров позволяет найти нужный номер прямо из шахматки или формы службы размещения. Очень удобно бронировать номера прямо из шахматки. Для этого на форме шахматки открывается дополнительная панель, куда вносятся данные о гостях и параметры их размещения. Затем, по нажатию кнопки «Забронировать» или «Поселить» на основании введенных данных автоматически создается и проводится документ «Прибытие» и переформировывается шахматка. Формирование документа происходит незаметно для пользователя, но в дальнейшем этот документ может быть открыт и откорректирован.

Программа бронирования гостиничных номеров

Ниже на рисунке приведена схема наиболее простая схема внесения брони:

В простейшем случае для внесения брони требуется выполнить следующие действия:

1. С помощью мыши выделить в шахматке ячейки, соответствующие сроку бронирования. На любой из выделенных ячеек нажать правую кнопку мыши и в открывшемся меню выбрать пункт «Забронировать».
2. В открывшейся боковой панели внести фамилию гостя.
3. Выбрать тариф на проживание.
4. Нажать кнопку «Забронировать» – в результате будет создана бронь, которая тут же отразится в шахматке.

В панели бронирования / поселения могут редактироваться и другие параметры:

• Номер – устанавливается автоматически в соответствии с номером, выбранным в шахматке. Может меняться по нажатию левой кнопки мыши на поле шахматки или редактироваться вручную.
• Срок – устанавливается автоматически по выбранному в шахматке интервалу дат. Может меняться по нажатию левой кнопки мыши на поле шахматки или редактироваться вручную.
• Гости – поле для ввода данных о гостях. Фамилия гостя может быть набрана с клавиатуры или выбрана из справочника физических лиц. При ручном вводе выполняется поиск по справочнику физических лиц с похожей фамилией и предлагается выбрать одно из них либо создать новую запись. При выборе варианта «Новый» запись с введенной фамилией будет создана в справочнике «Физические лица» при выполнении операции.

Кнопка «Добавить еще одного гостя» – позволяет вносить в бронь или поселение нескольких гостей. По её нажатию фамилия, которая в настоящий момент введена в поле «Гости», переносится в таблицу «Список гостей» и поле освобождается для ввода новой фамилии. Таким образом формируется список людей, которые будут проживать в одном номере.

Наряду с фамилией гостя в список попадают данные о типе его места, тарифе на проживание, а также параметрах скидки, если она предоставляется (см. далее). Эти сведения должны быть заданы перед добавлением гостя в список.

При необходимости гости могут быть выбраны в списке и удалены при помощи кнопки «Удалить».

• Место – тип места, на котором будет размещаться гость – основное или дополнительное. По умолчанию устанавливается основное место.
• Тариф – тариф на проживание гостя. Выбирается из перечня тарифов, внесенных для выбранной категории номера.
• Скидка – вводятся параметры скидки на проживание гостя – процент и порог ограничения суммы скидки.
• Контрагент – организация, оплачивающая проживание гостя. Если значение не выбрано, плательщиком за проживание будет являться сам гость.

Также внизу панели показывается информация об итоговой стоимости проживания.

Перейти к бронированию или поселению из шахматки можно одним из нижеприведенных способов:

1. Выделить в шахматке период проживания гостя, нажать правую кнопку, в контекстном меню выбрать пункт «Поселить» или «Забронировать». В этом случае номер и срок в панели бронирования / поселения будут браться по выделенной области. Также можно нажать правую кнопку на свободной ячейке, не выделяя областей. В этом случае в качестве периода будет взят выбранный день. Период после может быть изменен при помощи мыши или редактирования даты в панели.

Для создания брони или поселения выделенные ячейки шахматки должны быть свободными, то есть не содержать данных о проживающих гостях.

2. Нажать кнопку «Бронь» или «Поселение» в служебной области над полем шахматки. В этом случае будет открыта панель, в которую попадут данные о номере и сроках в соответствии с текущим положением выделения в шахматке. Если выделения нет, эти данные останутся пустыми. Далее номер и период могу быть заданы при помощи мыши или редактирования соответствующих полей в панели.

3. В своде номеров (см. предыдущий раздел) выбрать интересующий номер, в котором имеются свободные места, нажать на нем правую кнопку, выбрать «Поселить» или «Забронировать». В открывшейся панели будет установлен выбранный номер, а также текущий день в качестве срока проживания. Далее номер и период могу быть изменены при помощи мыши или редактирования соответствующих полей в панели.