Ведение взаиморасчетов с гостями и контрагентами
Ведение взаиморасчетов с гостями является одной из ключевых задач в управлении санаторием. Это не только вопрос финансовой устойчивости заведения, но и важный аспект обеспечения высококачественного сервиса.
Система взаиморасчетов, используемая в конфигурации СандСофт: Санаторий” позволяет проводить и анализировать состояние взаиморасчетов как по авансам до непосредственно бронирования, так и после выезда гостей.
При этом существует различие в расчетах с гостями и контрагентами:
- Если плательщиком является гость, то расчеты с ним происходят в рамках каждого отдельного документа “Прибытие”. Если какой-либо человек выступает как плательщик в двух и более поселениях, то оплата принимается за каждое поселение в отдельности. Гость не может провести авансовый платеж до создания брони, поселения или реализации путевок.
- Если плательщиком является контрагент, то расчеты с ним происходят в рамках отдельного договора. Когда по одному договору с контрагентом заезжает группа людей, расчеты производятся не по людям, а по группе в целом. Договор может быть создан и до внесения брони, тем самым давая возможность принимать авансовые платежи до выполнения бронирования.
Оплата за предоставленные услуги может приниматься и после выезда гостей. Система позволяет получить сведения о текущих задолженностях по всем плательщикам и отразить поступление денег по ним:
При ведении взаиморасчетов используются понятия «Плательщик» и «Лицевой счет гостя».
Плательщик – это лицо, которое оплачивает услуги и которому начисляется задолженность. Начисления и оплаты задолженности по плательщикам являются основными показателями при работе с взаиморасчетами.
Лицевой счет – это комбинация двух значений – гость и документ прибытия, которым этот гость был поселен. Лицевой счет фактически определяет получателя услуг, за которого начисляется задолженность плательщиков.
Таким образом:
– плательщик – это тот, кто платит
– лицевой счет – это тот, за кого платят.
Плательщик может оплачивать услуги по нескольким лицевым счетам. Например – организация оплачивает проживание нескольких сотрудников.
Также, по одному лицевому счету разные услуги могут оплачиваться разными плательщиками. Например – услуга проживания оплачивается организацией, а дополнительные услуги и продление проживания – самим гостем.
Основные особенности и практики, которые помогают санаториям эффективно управлять расчетами с клиентами
Установление четкой политики цен
Первым шагом в ведении взаиморасчетов с гостями является создание прозрачной и обоснованной ценовой политики. Санатории должны ясно демонстрировать цены на услуги и учитывать все возможные дополнительные расходы — от проживания до медицинских процедур. Эта прозрачность не только повышает доверие к учреждению, но также позволяет избежать недопонимания между гостем и администрацией.
Гибкость в расчетах
Современные гости предпочитают разнообразные способы оплаты. Важно обеспечить множество вариантов расчетов, включая наличные и безналичные формы (кредитные карты, мобильные платежи и т.д.). Также стоит рассмотреть возможность частичных платежей или предоплаты, что позволяет лучше управлять финансами как для гостей, так и для самого санатория.
Использование современных технологий
Сегодня многие санатории внедряют системы автоматизации, облегчающие процесс расчетов. С помощью программного обеспечения можно удобно отслеживать все транзакции, формировать отчеты и в случае необходимости — быстро корректировать данные о платежах. Кроме того, использование клиентских порталов для онлайн-бронирования и оплаты услуг значительно упрощает процесс для гостей.
Учет дополнительных услуг
Многие санатории предлагают своим гостям широкий спектр дополнительных услуг, таких как SPA-процедуры, экскурсии и развлекательные мероприятия. Важно заранее проинформировать клиентов о стоимости этих услуг и сделать их оплачивание максимально комфортным. Для этого можно предложить пакетные предложения, которые подразумевают включение дополнительных услуг в общую стоимость проживания.
Отчетность и документация
Поддержание аккуратной документации является неотъемлемой частью ведения взаиморасчетов. Каждая транзакция должна быть зарегистрирована, а счета — оформлены в соответствии с законом. Это важно не только для внутреннего учета, но и для формирования доверия со стороны клиентов. Гости должны получать все необходимые подтверждения и чеки о своих платежах.
Обратная связь и решение спорных вопросов
Важно устанавливать открытые каналы общения с клиентами для получения обратной связи. Если возникают спорные ситуации по расчетам, оперативное и вежливое решение проблем может существенно повысить уровень удовлетворенности гостей и их впечатление о санатории. Эффективное управление ожиданиями клиентов и решение вопросов по оплате создают положительное впечатление о заведении.
Ведение взаиморасчетов с гостями в санатории — это важная и многоаспектная задача, требующая внимательного и грамотного подхода. Установление прозрачной ценовой политики, использование современных технологий, учет дополнительных услуг и налаживание качественной обратной связи являются основными факторами, способствующими успешному управлению расчетами в санатории. В конечном итоге, создание комфортного и прозрачного пространства для гостей не только улучшает их опыт, но и повышает репутацию самого учреждения.