Ночной аудит – это процесс операционного и финансового закрытия дня. Санаторий и гостиница функционирует круглосуточно. Она не только предоставляет место для кратковременного проживания, но и может предлагать своим клиентам целый ряд дополнительных услуг развлекательного, бытового, делового или бьюти-характера. Решение многочисленных организационных вопросов и проведение разноплановых финансовых операций повышают риски возникновения ошибок. А это чревато сбоями в работе учреждения, недовольными клиентами и, главное, денежными потерями.
Подвести итоги финансовой деятельности средства размещения, выявить и исправить допущенные ошибки поможет ночной аудит. Это ежедневная процедура, которая выполняется ночью. Она проводится как в отелях, так и в санаториях. Принцип закрытия дня практикуется далеко не всеми объектами, но он точно относится к категории лучших управленческих инструментов, так как позволяет своевременно находить и корректировать ошибки, а также предотвращать злоупотребления служащими.
Зачем нужен ночной аудит?
Ночной аудит – это проверка финансовой деятельности средства размещения за 1 день. Главными задачами процедуры являются:
- обнаружение ошибок работающего днем персонала, связанных с неправильным начислением денежных средств, использованием неправильного кода, отсутствием записей по поводу обновленных статусов номеров и т. д.;
- проверка корректности составления бухгалтерской документации, отчетов дневных смен, а также счетов для постояльцев;
- подведение итогов для отслеживания размера прибыли за день и последующего анализа финансового состояния места размещения;
- предоставление максимально четкой и правдивой информации о денежном обороте в отеле для грамотного планирования будущих целей и контроля расходов;
- предотвращение убытков, например, в результате простоя свободного номера, о выселении из которого администратор вовремя не внес данные;
- выявление мошеннических схем, реализованных персоналом. Сотрудники могут пользоваться лазейками в системе учета, присваивая деньги гостиницы себе. Поначалу это даже не заметно. Аудит же сразу определит «утечку» финансов. Иногда работники выдают гостям чеки со сторонних кассовых аппаратов или не выдают их совсем, забирая деньги за предоставленные услуги себе. Известны случаи, когда клиентов, которые пришли сами по себе, оформляли как привлеченных агентами, а награда вымышленному посреднику шла на счет служащего. Если для постоянных клиентов предусмотрена система лояльности, администратор может зарегистрировать там постояльца, при оплате проживания списать накопленные баллы, но при этом запросить с гостя полную сумму. Разницу же портье присвоит себе.
Что нужно проверить во время ночного аудита?
Ночной аудит осуществляется ночным аудитором. Такой сотрудник является представителем бэк-офиса компании, то есть напрямую не взаимодействует с клиентами. Он работает ночью (обычно с 23:00 до 7:00, хотя каждое заведение устанавливает свой график, поэтому встречаются и другие варианты). Ночной аудитор должен быть как в роскошных прогрессивных гостиницах, так и в мини-отелях. Он проверяет правильность:
- определения выручки за сутки;
- высчитывания суммы дохода наличными и по кредитным картам;
- составления балансов всех подразделений;
- обработки платежей по бронированию;
- начисления платы за проживание и другие совершенные гостями в течение дня покупки;
- выведения процента заполняемости отеля и средней суточной стоимости комнаты;
- подготовки регистрационных карт гостей;
- проставления статусов номеров;
- расценок на номера и места;
- оформления и проведения заявок на ремонт.
После сбора статистических данных о финансовом состоянии гостиницы/санатория ночной аудитор передает их бухгалтерии и/или руководящему отделу.
Правильно подобранный сотрудник, а также понятное и многозадачное программное обеспечение для автоматизации процессов ночного аудита позволят вовремя выявить ошибки, исправить их и вывести средство размещения на новый уровень дохода.
Методы осуществления ночного аудита
В зависимости от уровня автоматизации процессов выделяют 3 способа проведения ночного аудита:
- ручной. Все данные переносятся в итоговую ведомость вручную. Это трудоемкая и длительная процедура, поэтому на сегодня почти нигде не применяется;
- полуавтоматический. Такая методика подразумевает использование кассовых аппаратов, которые фиксируют проведение финансовых операций на специальных лентах и дополнительно могут печатать другую отчетную документацию. Учетные машины намного упрощают работу аудитора;
- автоматизированный. Это самая простая форма аудита. Компьютеризированные системы очень быстро обрабатывают большие объемы данных, поэтому мгновенно выполняют даже сложные вычисления. Кроме того, они способны самостоятельно находить неправильные записи и предлагать варианты их исправления. Например, система может проводить предварительную проверку, в ходе которой подсвечивать наиболее критичные моменты о наличии броней, запланированных к переезду, или гостей, выезжающих сегодня. Точная и оперативная балансировка счетов разгружает аудитора, давая ему возможность больше времени уделить проверке операций и анализу работы средства размещения. Компьютерная система позволяет получить доступ к информации о доходах, бронировании, прибытиях и т. д. в любой момент.
Процесс ночного аудита
Ночной аудит выполняется в конце суток. Точное время конца дня каждое заведение для себя определяет самостоятельно. Обычно проверка осуществляется в период между 23:40 и 00:20 согласно следующему алгоритму:
1. проверка статусов номеров. В начале смены аудитор проверяет корректность отображения в программе списка постояльцев. Может быть, например, такое, что какая-то комната освободилась (гость съехал), но надлежащую отметку об этом администратор забыл сделать. Соответствие информации в системе реальным данным и проверяет ночной аудитор. В некоторых заведениях также распечатывается список выехавших гостей в 2 экземплярах. Первый экземпляр утром относится в бухгалтерию, а второй – прикладывается к регистрационным карточкам выселившихся и относится в архив. Затем специалист распечатывает регистрационные карточки тех туристов, которые заселятся на следующий день, и формирует список клиентов, не въехавших вовремя (в этом случае бронь удаляется или переносится). Однако часто встречается и другой сценарий. Данные на следующий день выгружаются в бухгалтерский учет и сверяются с отчетом аудитора, составленным ночью и отправленным в электронном виде;
2. снятие с кассовых терминалов X-отчетов. Они показывают размер суммы наличной и безналичной выручки с момента открытия последнего дня на фискальном регистраторе;
3. закрытие дня в гостинице путем запуска ночного аудита в программном обеспечении. Процедура длится максимум 15 – 20 минут. Во время нее не рекомендуется заселять туристов и принимать оплату. В противном случае возможно возникновение расхождений между программным обеспечением и контрольно-кассовыми машинами. В течение ночного аудита происходит следующее:
- в системе меняется дата;
- увеличивается общее число дней проживания всех отдыхающих;
- каждому постояльцу начисляется плата за еще одни сутки размещения в отеле;
- согласно графику уборки загрязненным комнатам присваивается статус нуждающихся в чистке;
- аннулируются брони, которые не были оплачены потенциальными гостями на протяжении установленного срока (обычно это 3 – 7 дней до оговоренного дня заезда);
- рассчитывается прибыль агентов, привлекающих в гостиницу клиентов;
4. распечатка аудитором на всех кассах Z-отчетов. Такие документы обнуляют итоговые суммы продаж за смену;
5. сдача денег. Ночной аудитор упаковывает наличные деньги в конверт и закрывает их в сейфе. Размер выручки записывается в журнал кассира;
6. формирование в бумажном или электронном формате конечного детального и суммарного отчета по подразделениям. Эта документация хранится вместе с первичными документами в бухгалтерии. Также могут быть подготовлены специальные отчеты, например:
- о доходе. Здесь содержится информация о прибыли средства размещения от бронирования, предоставления услуги проживания, реализации разных товаров и т. д. В документе обязательно указывается источник и сумма дохода;
- для кассира. Это список всех финансовых операций за сутки. Данный документ позволяет найти любые расхождения между фактической и итоговой суммой по документации;
- о наличном и безналичном денежном обороте. Аудитор фиксирует оплату услуг наличными и использование гостями дебетовых или кредитных карт;
- о высоком балансе. Это отчет о клиентах, превысивших кредитный лимит, который был установлен администрацией гостиницы;
- по сальдо. Данный отчет отображает остаток по бухгалтерскому счету, то есть разницу между поступлениями и расходами в течение дня;
- для Федеральной налоговой службы. Здесь предоставляются данные не только о доходе компании, но также о налогах на добавленную стоимость, роскошь и обслуживание;
- о размещении. В этом отчете содержится информация о регистрации, выезде, отмене брони, несвоевременном приезде или пропуске даты заезда без предупреждения;
- о стоимости номера. Здесь перечисляются все тарифы, по которым гостям предоставляются услуги проживания;
- для менеджера. Это показатель загруженности места размещения. В таком отчете имеется информация о свободных и занятых номерах, количестве людей, проживающих в гостинице, частоте неявок и пр.;
- для генерального директора. Руководству направляется сводка о продажах в отеле;
- по питанию. Составлять такой документ имеет смысл, если в отеле одна часть гостей живет по принципу BB, HB, FB или AL, то есть оплачивает питание (только завтрак, завтрак и ужин или и завтрак, и обед, и ужин) а вторая – по принципу RO, то есть пользуется только комнатой, без опции питания.
Представленный выше алгоритм действий схематичен, так как на разных предприятиях список показателей, которые нужно проверить, отличается. К примеру, в санаториях ночной аудитор может еще контролировать правильность оказания оздоровительных услуг и внесения об этом данных в компьютер. В таком случае во время проверки система закрывает операции по медицинским услугам за текущий день. Однако в общих чертах процесс ночного аудита выглядит именно так.
В программе СандСофт: Санаторий есть полный набор инструментов для автоматизации процесса финансового закрытия дня и проведения ночного аудита.