Управление закупками в гостинице: цифровизация процесса
Организация управления закупками в гостинице затрагивает множество направлений в деятельности отеля и отвечает за рациональное расходование финансовых средств при оптимальном снабжении и обеспечение прозрачности принятия решений.
В зависимости от размера бизнеса затраты на закупки могут составлять от 10 до 30 процентов от общего бюджета. Современные методы выбора и контроля процесса закупок приводят к сокращению расходов до 35 процентов. Автоматизация процесса закупок в отеле – один из ключевых факторов роста прибыли.
Преимущества внедрения цифровых технологий
Главной проблемой снабжения в отельной сфере является широкий ассортимент закупаемых материалов, продуктов, запасных частей, текстиля, мебели.
Номенклатуру закупок в отеле и санатории составляют:
- продукты питания разного срока хранения,
- посуда,
- парфюмерия и бытовая химия,
- постельные принадлежности и текстиль,
- мебель и
- строительные материалы,
- бытовая техника и различные приспособления для создания комфортной среды.
Контролировать такой объем различных остатков без систем автоматизации и учета сегодня практически невозможно. Полагаясь только на опыт специалистов, можно в определенный момент оказаться без самых нужных вещей и продовольственного ассортимента для ежедневного обслуживания гостей.
У каждой расходуемой позиции имеются свои ограничения по хранению, использованию, технические характеристики и особенности. Широко ориентироваться на эту информацию можно только через программное обеспечение, для которого объем вводимых показателей не имеет ограничений. При компьютерной автоматизации менеджер в любой момент обладает самой актуальной информацией по расходованию ТМЦ, особенно в случаях с ежедневно расходуемыми позициями. Постоянный контроль за таким ассортиментом дает возможность формировать заявки поставщикам предельно точно, без лишнего накопления на складах и неэффективного использования ресурсов.
При цифровизации процесса все расходные материалы и продукты удобно распределяются с учетом их назначения и сроков годности.
Человеческий фактор, как практическое препятствие при определении поставщиков
При отсутствии данных о поставщиках и ценовых предложений рынка, качество и своевременность снабжения полностью зависит от расторопности и опыта специалистов. В ежедневном потоке персонал использует уже наработанные, привычные схемы снабжения. При таком подходе ни о каком полноценном анализе рынка не стоит и говорить. Обработка информации на уровне менеджера не будет заходить за пределы выяснения текущей цены у конкретного продавца, и поверхностного сравнения её с одним или максимум двумя конкурентами.
Использование программы для формирования автоматических заявок, запрос цен у поставщиков позволяют организовать управление закупками в гостинице максимально эффективно, снижая зависимость от человеческого фактора. В работе исчезает прямая связь рациональности расходов от профессиональных навыков и знаний отдельного специалиста. Решение о сотрудничестве с той или иной компанией формируется на основе объективных рыночных показателей, и фиксируется в системе.
Анализ работы поставщиков
Автоматизация процесса делает прозрачным процедуру выбора поставщика. Не всегда решающим фактором является цена. Отсрочка платежа, товарный кредит или выгодные условия доставки могут быть причиной выбора поставщика не с самой низкой ценой. Важно решения принятые по поводу работы с тем или иным поставщиком сохранить. Сведения о ценах сохраняются в программе. Особенно это важно при закупке продовольственных, быстро расходуемых товаров, от качества которых напрямую зависит уровень обслуживания гостей.
Важной частью работы отдела снабжения является оценка результатов работы поставщиков: своевременная поставка, процент брака, оперативность замены. Для каждой группы поставщиков набор ключевых критериев разный. Автоматизация расчета оценки результатов работы позволяет упростить и формализовать процесс оценки.
Программа SandSoft SRM реализует автоматическое формирование заявок на закупку на основе статистики потребления.
Почему Автозаказ нужен вашему отелю
Традиционно заказом занимаются руководители подразделений. Это происходит потому, что часто, только посмотрев на остатки на складе, можно сделать корректный заказ. Такая организация труда приводит к тому, что работа с заказами становиться не прогнозируемой.
Трудно найти 10 или 15 человек, которые одинаково качественно делали бы расчеты заказа. Трудно контролировать, все ли материалы заказаны, трудно отследить, что привело к тому, что возникла нехватка или излишек.
Програмаа Автозаказ для отеля призвана помочь в решении этих задач. Внедрение на Вашем предприятии системы Автоматической и централизованной системы управления заявками и документооборотом закупок позволит решить проблемы непрогнозируемого ручного заказа – высвободить рабочее время сотрудников и определить для них ряд других задач, улучшить оборачиваемость запасов, уменьшить упущенные продажи в ресторанах.
Что станет лучше
Во первых мы настроим систему обмена информацией подразделений и центрального офиса и вы сможете оперативно видеть информацию о списании.
Во вторых вы сможете оптимизировать ваш ассортимент. Мы поможем провести анализ вашего ассортимента. Увидеть оборачиваемость и рентабельность каждого продукта и материала. В результате этого анализа вы сможете обосновано принять решение о том, какие группы надо активнее продвигать потому, что они для вас приносят значительных доход, а какие надо сокращать. Временное отсутствие каких материалов создает сложности, а какими позициями можно временно пренебречь.
В третьих мы настроим систему автоматического заказ, которая станет незаменимым помощником в работе. Автоматическая система управления запасами позволяет одному человеку управлять всем объемом закупок даже у крупных предприятиях потому, что:
- Возрастает эффективности поддержания запасов на нужном уровне;
- Значительно возрастает оборачиваемость;
- Сокращаются упущенные продажи и возрастает доступности ассортимента;
- Сокращается просрочка.
Варианты организации работы
Для крупных компаний, которые управляют сетью решение о структуре запасов принимают в центральном офисе. Для такого способа управления мы предлагаем установку специальной программы для централизации информации и принятия решений в отношении всей сети.
Программа позволяет:
- Загружать предложения поставщиков и поддерживать цены в актуальнос состоянии для автоматического сравнения и анализа истории изменений;
- Автоматически формировать заявки поставщикам
- Вести историю ответов на запросы, регистрировать предложения и анализировать не только ценовые факторы предложений
- Вести документооборот закупочной деятельности, согласовывать документы в электронном виде, хранить скан копии всех первичных документов
Что входит в состав услуги
Предложение включает в себя:
- Выяснение особенностей управления ассортиментом на вашем предприятии
- Подготовка системы к работе (настройка системы заказа)
- Обучение работе с системой автоматического заказа
- Проверка работы после запуска и корректировка работы системы