Учет путевок: выпуск и учет бланков путевок
Подсистема “Учет путевок” является частью комплексной системы автоматизации учета SandSoft: Санаторий и позволяет автоматизировать учет следующих операций:
- Формирование бланков путевок;
- Эмиссия (выпуск) путевок и планирование заездов;
- Установка цен путевок с учетом различного состава услуг;
- Реализация путевок гостям и туроператорам;
- Контроль планов заезда (управление сменами санатория);
- Бронирование и поселение по подтвержденным путевкам;
- Учет операций возврат путевки и аннулирования бланков путевок;
- Контроль текущего состояния путевок по номеру путевки;
- Система отчетности для контроля работы с путевками.
Основные Понятия и принципы учета
Бланк путевки – это запись в базе данных, соответствующая реальному бланку, который является объектом учета. Бланк путевки имеет уникальный номер, присваиваемый ему при выпуске. Учет бланков путевок попадает под требования законодательство по операциям с бланками строгой отчетности. Подробнее о бухгалтерском учете бланков строгой отчетности читайте в соответствующей статье на нашем сайте.
Эмиссия (выпуск) отражает принятие к учету бланков путевок, являющихся бланками строгой отчетности. При эмиссии в базе данных регистрируются записи о каждом бланке, с которыми выполняется дальнейшая работа по учету путевок. Таким образом, эмиссия является первым необходимым учетным действием.
Установка цен путевок – операция по заполнению бланков путевок записями о стоимости и параметрах размещения. Выполняется для путевок, которые не были заполнены при эмиссии. Также может выполняться для уже заполненных путевок для изменения внесенных записей. Цены на путевки могут быть заданы для различных заездов. В программе предусмотрены богатые возможности по управлению стоимостью путевок. Цена может формироваться как цена составного тарифа и состоять из цен на набор услуг, которые включены в путевку. Традиционно путевка состоит из проживания, питания и лечения, но в состав тарифа могут быть включены и другие услуги Санатория.
Реализация путевок – операция по продаже путевки туроператору или непосредственно гостю. При реализации бланк путевки должен быть полностью заполнен, за исключением даты заезда и выезда, которые могут быть установлены позже. Если какие-то данные в бланке не были заполнены ранее (при эмиссии или при установки цен), они могут быть внесены документом реализации.
План заезда – изменение даты планового заезда гостя. Может выполняться только для реализованных путевок. Служит для уточнения сроков прибытия и формирования планового заезда гостей.
Бронирование и поселение выполняется только по тем бланкам, которые были реализованы. Бронирование по путевке необходимо, чтобы назначить конкретный номер и дату заезда. Обычно бронирование выполняется после получения оплаты и подтверждения заезда.
Выселение – операция выселения гостей, поселенных по путевкам, идентична операции выселения гостиничного учета.
Возврат путевки – операция возврата реализованного бланка от покупателя.
Аннулирование путевки – операция по прекращению ведения учета бланков.
Пакеты путевок – большинство операций по учету путевок могут выполняться с пакетами бланков – при выполнении операции задается не отдельная путевка, а начальный и конечный номер последовательности бланков. Операция будет выполнена со всеми путевками, чьи номера попадают в этот диапазон, но только при условии, что эти путевки имеют одинаковое заполнение.
Пакет путевок при выполнении учетной операции может быть сформирован только из тех бланков, в которые внесены одинаковые данные о стоимости и параметрах размещения. Если в диапазон номеров, заданный пользователем, попадают путевки с разными данными, то пакет будет ограничен первой группой бланков с совпадающими параметрами.
Состояние путевки – выполняемые учетные операции могут изменять состояние путевок. Различные операции могут выполняться только с путевками, находящимися в определенных состояниях:
- Свободная – путевка выпущена, но не раелизована.
- Реализована – путевка реализована покупателю.
- В работе – по путевке создана бронь или выполнено поселение.
- Отработана – гости, проживавшие по путевке, выехали.
- Аннулирована – путевка была аннулирована. Выполняется документом «Аннулирование».
Автоматизация учета путевок в программе SandSoft: Санаторий позволит систематизировать все операции с бланками, упростить оформление документов, обеспечить контроль заездов и расчетов с туроператорами и гостями по проданным путевкам. Развитая система отчетности позволить контролировать все операции по учету путевок.